1. تعريف الإدارة الإلكترونية للملفات:
يتم إستخدام إختصار (EDM) بالإنجليزية (Electronic Document Management) للتعبير عن الإدارة الإلكترونية لمعلومات الشركة ووثائقها، كما تستخدم الأدبيات أحيانا تعبير إدارة المعرفة بدلا منه.
يعد الإحتفاظ بالوثائق والملفات الورقية ممارسة مكلفة للمؤسسة، يجب إدراج المستندات في مجلدات الملفات ووضعها في خزانة ملفات باهظة الثمن، ويجب تخصيص العقارات المكتبية لتخزينها، عند الحاجة إلى ملف، ويجب إسترداده ثم إيداعها مرة أخرى.
بسبب هذه العمليات المتعبة والمكلفة، إنتقلت العديد من الشركات نحو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، يتم إستخدام عدة برامج وأنظمة للإدارة الإلكترونية للملفات من أبرزها نذكر:
- Zoho Docs.
- Microsoft SharePoint Online.
- M-Files DMS.
- Ascensio System OnlyOffice.
- Evernote Business.
تسمح أنظمة معلومات الكمبيوتر هذه لأي شركة بإدارة جميع أنواع الوثائق الإلكترونية الخاصة بها مثل الصور والملفات النصية وجداول البيانات ومقاطع الفيديو والصوت والجداول الإلكثرونية والفواتير وما إلى ذلك.
يشير EDM إلى عملية إدارة المستندات في المؤسسة، وتتضمن هذه العملية الحصول على المستندات والفهرسة والإيداع وتخزين المعلومات والوصول إلى المستندات وتوزيعها.
يتيح EDM أو GEIDE إستخدام جميع هذه المستندات بتنسيق رقمي وتبسيط العمل اليومي والروتيني للموظفين، كما يتيح هذا الحل تنسيق العمليات في الشركة، مركزية المعلومات، تحسين التعاون بين الأقسام وتسهيل وصول الموظفين إلى المعلومات.
يتعلق هذا بشكل أساسي بالمحفوظات الحالية، أي المستندات ذات الإستخدام اليومي أو المنتظم، والتي يجب أن تكون قادرة على التداول أو التعديل أو حتى حذفها إذا لزم الأمر.
2. مراحل الإدارة الإلكترونية للملفات:
تتضمن عملية إدارة الملفات إلكترونيا عدة خطوات تتمثل في:
- رقمنة الوثائق: تتكون هذه العملية من مسح مستند ورقي ضوئيا ثم تطبيق عملية التعرف على النص لتحويله إلى مستند رقمي، بإستخدام برنامج OCR (التعرف الضوئي على الأحرف).
- المعالجة: هذه الخطوة مكرسة للتصنيف والفهرسة، حيث يتم في هذه المرحلة وصف الوثيقة (نوع الملف، تاريخ الإنشاء، المسؤول عن الإنشاء، ومحتواه)، وذلك من أجل تسهيل إستغلاله.
- تخزين المعطيات أو البيانات: يجب أن تتكيف مع حجم المستندات ويجب أن تسمح بوقت وصول سريع، كما أن النسخ الإحتياطية ضرورية، حيث يوجد دائما خطر وقوع حوادث، مثل الحريق أو تعطل المعدات.
- وظائفية البث أو التوزيع: تضمن الإستخدام الجيد للبيانات وتضمن فائدتها. في الواقع، يجب أن يوضع في الإعتبار أن الغرض من EDM هو توفير بيئة عمل حقيقية من حيث السرعة وسهولة الوصول إلى المعلومات الموثوقة.
- الأرشفة: تعتبر المرحلة الأخيرة في عملية إدارة الملفات، ويتعلق الأمر بشكل خاص بالوثائق التي يجب حفظها بشكل قانوني، ولكن لا يتم إستخدامها في العمليات اليومية.
3. نماذج الإدارة الإلكترونية للملفات:
يوجد العديد من نماذج الإدارة الإلكترونية للملفات ذات الإستعمالات المختلفة نجد منها التالي:
- التسيير الإلكتروني الإداري للوثائق: يهدف هذا الشكل بصفة عامة إلى إختصار الجهد والوقت في القيام بالعمليات الإدارية اليومية، بحيث يوفر النظام للإداريين العاملين في مكاتب منفصلة ضير التنقل والإنتقال من وإلى المكتب الذي توجد فيه الوثيقة أو المعلومات.
- التسيير الإلكتروني للوثائق المكتبية: تتجسد تطبيقاته في مباشرة الأعمال المكتبية التقليدية (الروتينية) والمستعملة بكثرة بين المصالح والأقسام، لما لهذه الوظائف من خاصية العمل الجماعي (Workflow)، ويستخدم هذا النوع من التسيير برمجيات تحرير النصوص مثل "M. Excel" و"WinWord".
- التسيير الإلكتروني للأرصدة الوثائقية: إن التطور الحاصل اليوم في مجال صناعة تكنولوجيا المعلومات والتقدم السريع في نظم الإتصال عن بعد، بالموازاة مع "التخمة" الوثائقية والمعرفية الحاصلة في مختلف مجالات الحياة يكون قد أعطى الضوء الأخضر ودون تمهل للمكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات في توفير أحسن الطرق وأفضل الوسائل للوصول إلى أرصدتها الوثائقية والمعلوماتية.
- التسيير الإلكتروني التقني للوثائق والمعلومات: أو ما يعرف أيضا بالتسيير الإلكتروني المهني للمعلومات ووثائق المؤسسات؛ يهتم هذا الصنف من التسيير الإلكتروني بمجمل التطبيقات والنشاطات الخاصة بالتحكم والتسيير الإلكتروني لوثائق ومعلومات معينة، وهذا الشكل نجده في الشركات والمؤسسات الكبرى، ومكاتب الدراسات المتخصصة نظرا لإتساع رقعتها وضخم مسؤوليتها، من خلال التحكم الأمثل في عنصر الدقة والسرعة.
- التسيير الإلكتروني للوثائق الأرشيفية: غالبا ما تكون الوثيقة الأرشيفية ذات قيمة متميزة وحالة فريدة من نوعها، بالإضافة إلى التغيرات في الحالة الفيزيائية للوثيقة الأرشيفية، لذلك فنظام التسيير الإلكتروني للوثيقة الأرشيفية جاء ليحقق الحاجة الطردية بين المعلومة التي تحويها الوثيقة الأرشيفية، والحفاظ عليها من التلف والإهتلاك من خلال توفير نسخ على وسائط التخزين المختلفة (كالأقراص البصرية والقرص الصلب والقرص الصلب الخارجي...).