إدارة المعرفة:
1. نشأة إدارة المعرفة:
كان أول ظهور لمصطلح إدارة المعرفة في مطلع الثمانينيات من القرن الماضي على يد (Don Marchand) كمرحلة نهائية من الفرضيات المتعلقة بتطوير نظم المعلومات، لكنه لم يشر إليها كمستقل للعمل، وفي نفس الفترة بين (بيتر دراكر) أن القوة المهيمنة في الإقتصاد والمجتمع ستكون المعرفة.
وأنه سيكون هناك عدد كبير من العمال المطلعين الذين سيكونون من بين ملايين العمال وقادة الأمة الذين يشكلون قوة رئيسية في خلق طلب جديد على السلع والخدمات أثناء إنتقال العالم من الإقتصاد الدولي إلى الإقتصاد العالمي.
في منتصف التسعينيات، كانت إدارة المعرفة (knowledge management) داخل المنظمات وبين المنظمات تلقى إهتمامًا متزايدًا ومتسارعًا بسبب مساهمتها الأساسية في النمو وتحقيق ميزة تنافسية، حيث تم إنشاء مجموعات عمل في مجال دراسات إدارة المعرفة، حيث تم إنشاء حوالي 33 مؤتمرًا عقد في الفترة: 1996-1997، بالإضافة إلى تسابق مستشاري الأعمال لتقديم خدماتهم في مجال إدارة المعرفة.
2. مفهوم إدارة المعرفة:
لقد قدمت عدة تعاريف لإدارة المعرفة من بينها:
- تعرف إدارة المعرفة بأنها مجموع عمليات تحسين نشاط ومهارة المنظمة التي تعتمد على معدل دوران وإستغلال المعرفة التي تطبقها تكنولوجيا المعلومات.
- يتم تعريفها أيضًا على أنها عملية إنشاء المعرفة التنظيمية والحفاظ عليها وتقسيمها وإستخدامها والتي تسمح للمؤسسة بتحقيق أهدافها.
- كما تعرف إدارة المعرفة على أنها مجموع التطبيقات التي تهدف إلى إنشاء المعرفة وتنظيمها وإستغلالها من أجل تحسين الأداء التنظيمي.
- إدارة المعرفة هي الإستخدام المنهجي والمنظم للمعرفة الموجودة في المنظمة من أجل تحقيق أهدافها وتعمل أيضًا على تحسين أداء المنظمة وتسمح بالحصول على رؤية شاملة لمهارات ومعارف المنظمة.
ترتبط إدارة المعرفة بإنجاز الأنشطة المتعلقة بإكتشاف المعرفة، وإكتساب المعرفة، والتجميع والتخزين، وتبادل المعرفة بين الأفراد والجماعات، وتطبيق المعرفة من خلال تطبيقات تكنولوجية متعددة، مما يدعم المنظمات ويجعل التكلفة التي يتم إنفاقها مجدية ومفيدة للمنظمات، مما يزيد من الكفاءة والفعالية في المنظمات، ويساعد على التأثير في تحقيق المنظمة لأهدافها.
3. أهمية إدارة المعرفة:
تعد إدارة المعرفة فرصة كبيرة للمنظمات لتخفيض التكاليف ورفع موجوداتها الداخلية لتوليد الإيرادات الجديدة، وإن أهمية إدارة المعرفة تنبع من الأمور التالية:
- تعد إدارة المعرفة عملية نظامية تكاملية لتنسيق أنشطة المنظمة في إتجاه تحقيق أهدافها.
- تعد إدارة المعرفة أداة المنظمات الفاعلة لإستثمار رأس مالها الفكري، من خلال جعل الوصول إلى المعرفة المتولدة عنها بالنسبة للأشخاص الآخرين المحتاجين إليها عملية سهلة وممكنة.
- توفر الفرصة للحصول على الميزة التنافسية الدائمة للمنظمات، عبر مساهمتها في تمكين المنظمة من تبني المزيد من الإبداعات المتمثلة في طرح سلع وخدمات جديدة.
- أسهمت المعرفة في تحول المنظمات إلى مجتمعات معرفية تحدث التغيير الجذري في المنظمة، لتتكيف مع التغيير المتسارع في بيئة الأعمال، ولتواجه التعقيد المتزايد فيها.
- حركت الأساس الحقيقي لكيفية خلق المنظمة وتطورها ونضجها وإعادة تشكيلها ثانية.
- أسهمت المعرفة في مرونة المنظمات من خلال دفعها لإعتماد أشكال للتنسيق والتصميم والهيكلة تكون أكثر مرونة.
- أتاحت المعرفة المجال للمنظمة للتركيز على الأقسام الأكثر إبداعا، وحفزت الإبداع والابتكار المتواصل لأفرادها وجماعاتها.
- يمكن للمنظمات أن تستفيد من المعرفة ذاتها كسلعة نهائية عبر بيعها والمتاجرة بها وإستخدامها لتعديل منتج معين أو لإيجاد منتجات جديدة.
- أخيرا إدارة المعرفة تعزز قدرة المنظمة للإحتفاظ بالأداء التنظيمي المعتمد على الخبرة والمعرفة وتحسينه.
4. أهداف إدارة المعرفة:
إدارة المعرفة هي منظومة متكاملة ومترابطة من القيم والأسس والمهارات والخبرات والتقنيات الذي يعمل على التعامل مع هذا الكم الضخم من المعلومات والبيانات دائمة التحديث وتهدف إدارة المعرفة إلى:
- المحافظة على إستمرارية تدفق المعرفة.
- المحافظة على سرعة تواصل المنظمة بمحيطها.
- التدفق في المعلومات ومصادرها وجودتها.
- إستثمار المعرفة في مجالات ووحدات مختلفة.
- إستثمار الطاقة المعلوماتية المنتجة.
- خزن المعرفة بالطريقة التي يسهل الوصول إليها والحفاظ عليها.
- جذب رأس المال الفكري لوضع الحلول للمشاكل التي تواجه المنظمة.
- خلق بيئة تنظيمية تشجع أفراد المنظمة على التشارك في المعرفة.
- تهدف إلى الإبداع والتكيف مع التغيرات البيئية.
- خلق القيمة للأعمال من خلال التخطيط لها وجودة العمليات وتطوير علاقاتها مع العاملين وعملائها.
5. علاقة تكنولوجيا المعلومات بإدارة المعرفة:
تعرف تكنولوجيا المعلومات بأنها دراسة وتصميم وتطوير أنظمة المعلومات خصوصا المرتبطة بعلوم الحاسوب، حيث تستخدم أحدث التقنيات في تحويل وتخزين وحماية ومعالجة ونقل وإستعادة البيانات.
وكدا توفير مستوى جيد لأمان المعلومات والشبكات، وإنشاء الحلول للشركات المرتبطة بكافة نواحي الحياة، سواء كانت سياسية أو إقتصادية أو إجتماعية أو غير ذلك.
تعتبر تكنولوجيا المعلومات بنية تحتية من أهم العناصر التي يجب أن تؤخذ بعين الإعتبار عند بناء نظام إدارة المعرفة حيث تساعد في زيادة قدرات المنظمة المعرفية وتساعد على إظهار سمات مهمة في المعرفة:
- المدى هو مدى ما يوفره البناء التحتي التكنولوجي من مساعدة على الوصول للمعلومات والمعرفة بسهولة ويسر.
- زيادة العمق في المعرفة.
- الغنى المعرفي وبمعنى إثراء الأساس المعرفي للأفراد.
- تساعد تكنولوجيا المعلومات في عملية تجميع المعرفة.
أما رأس المال المعرفي فهو المعرفة التي تشكل قيمة للمنظمة، وتتكون من رأس المال البشري، ورأس المال الهيكلي، ورأس المال الزبائني، كما يعرف بأنه المعلومات والخبرة، وهي المعرفة التي يمكن توظيفها لخلق ثروة.
يساهم رأس المال المعرفي في خلق معارف جديدة أي أنه يساعد على توليد المعرفة، ويساعد على زيادة كفاءة إستخدام المعرفة بما يحقق تقديم منتجات وخدمات أفضل للعملاء لأن رأس المال المعرفي يعد سلاح المنظمة في تطوير منتجات معرفية متميزة.
6. مجالات إدارة المعرفة:
حتى يتم إنجاز الأعمال على أفضل وجه، يجب إستخدام المعرفة في كل شيء وفي شتى المجالات التنظيمية بالمنظمات، ومن أبرز مجالات إستخدام إدارة المعرفة نجد:
- إتخاذ القرارات في جميع المجالات، حيث تساعد إدارة المعرفة متخذي القرارات بالحصول على كافة المعلومات المطلوبة لإتخاذ قرار معين والتي تمكن متخذ القرار من فهم جميع جوانب الموضوع وأبعاده وإنعكاساته.
- التخطيط الإستراتيجي، حيث أن الفرد الذي يتمتع بمعرفة وخبرة لديه القدرة أكثر من غيره على التخطيط، وبالتالي فإن المعرفة تفيد بشكل كبير في وضع وتطوير الخطط الإستراتيجية.
- تعمل على تخطيط العمليات وإعادة هندستها (إعادة تصميم العمليات وإجراءات العمل)؛ كما تستخدم في عملية الإتصالات حيث تسهل إدارة المعرفة عملية الإتصال لنقل المعلومات من خلال تقنية المعلومات المستخدمة.
- كما تساهم في مجالات أخرى مثل إدارة التغيير، وإضافة قيمة للمنتج أو الخدمة، والعمل على تخفيض التكاليف، وأيضا المساهمة في مجالات البحث والتطوير وإدارة الأزمات.
7. عناصر إدارة المعرفة:
تتمثل العناصر الأساسية لإدارة المعرفة في الإستراتيجية، الأشخاص، التكنولوجيا والعملية؛ فالمنظمة تحصل على المعلومات والنشاط والطاقة من البيئة الخارجية، وبإشراك العناصر الأربعة تتحول تلك المعلومات والطاقة إلى معرفة وعمليات وهياكل تنتج سلعا وخدمات، ويمكن توضيح عناصر إدارة المعرفة كما يلي:
- المستوى الأول: يبحث في الأدوار والأساليب التنفيذية والتي تقع مسؤوليتها على عاتق مسئول إدارة المعرفة، وتهدف إلى تطوير إستراتيجية معرفة المنظمة ومنحها الصفة الرسمية.
- المستوى الثاني: يتمثل في ضمان تطوير تلك الإستراتيجية وتكاملها مع إستراتيجية المنظمة، فالإستراتيجية في إدارة المعرفة تختلف معالجتها تبعا لنوعية المعرفة، فالإستراتيجية في مجال المعرفة الضمنية تتمثل في تنمية شبكات العمل لربط الأفراد لكي يتقاسموا المعرفة.
أما في مجال المعرفة الصريحة فإن الإستراتيجية تتمثل في تطوير نظام الوثائق الورقي أو الإلكتروني، خزن وتنسيق ونشر المعرفة قصد تسهيل إعادة إستخدامها والإستفادة منها من خلال تركيزها على تعظيم نوعية الوثائق و درجة موثوقيتها.
2. الأشخاص: يعد الجانب البشري الجزء الأساسي في إدارة المعرفة، لكونه يتضمن الأساس الذي تنتقل عبره المنظمة من المعرفة الفردية إلى المعرفة التنظيمية، التي تنشط فيها ذاتها في إيجاد المشاركة بتلك المعرفة وإعادة إستخدامها.
والمقصود بالأفراد هنا هم مدير أنظمة المعلومات، مدير إدارة المعرفة، مدير البحث والتطوير، مدير الموارد البشرية، مدير الأقسام الأخرى، فكل الأفراد المساهمين في عمليات إدارة المعرفة ولا تستطيع العمل من دونهم.
إن صناع المعرفة هم الأفراد اللذين يقومون بخلق المعرفة كجزء من عملهم، ويتكون هؤلاء من مهندسين، محللين في مجالات مختلفة، وهم يوفرون الموجودات أو المواد غير المادية.
3. الشركة: أنها الهيكلة الفنية لإدارة المعرفة التي تستخدم وتنشئ إمكانات إدارة المعرفة التكنولوجيا تعتبر الدعامة الرئيسية لإدارة المعرفة، من خلال إستعمال مجموعة المفاهيم والتقنيات التي تستمدها منها سواء في توليد المعرفة أو نشرها أو الإحتفاظ بها.
وهذا الإستعمال تبرز أهميته في النقاط التالية:
- معالجة الوثائق حيث أن التطبيقات التكنولوجية تساعد على الإنجاز للوظائف الكتابية، وإعداد الوثائق بسرعة ودقة عالية.
- أنظمة دعم القرار التي تعمل على حل المشكلات وإيجاد البدائل في الوقت المناسب، بالإضافة إلى معالجة المواقف الحرجة والتغلب على الأزمات.
- الأنظمة الخبيرة التي توفر للإدارة ثلاث عناصر مهمة والمتمثلة في قاعدة المعرفة، القدرة على إتخاذ القرار، وكذا القدرة على التمييز بين أنواع المعرفة وسهولة الوصول إليها.
- الأنترنت التي تستعمل لأغراض الإتصالات الكتابية ونقل البيانات، وكذا إنشاء العديد من المعاملات الإلكترونية بأقل تكلفة.
4. العمليات: تعمل العمليات على تطوير ممارسات العمل الجديد التي تزيد الرابط المتبادل بين أفراد الفريق الواحد، وتوفير قياس النتائج ومراقبة عملية التقدم في تنفيذ البرامج، وأيضا إعطاء مؤشرات لتقليل التكلفة وتحقيق سرعة الإستجابة، كما تعمل على تطوير البرامج الرسمية التي تبني المشاركة بالمعرفة والإبداع من خلالها، وتحديد الأدوار ومهام المشاركة الفردية والجماعية في برامج إدارة المعرفة.