عموميات حول الإدارة الإلكترونية:
لقد أضحت تقنيات تكنولوجيا المعلومات والإتصال بمثابة ثروة حقيقية في الإدارة بصفة عامة، وذلك لما أحدثته من تغير في أسلوب العمل الإداري، عبر تحقيق التوازن والتناسق المرغوب بين سلوك الأفراد والعلاقات بين الإدارات، وكذا المؤسسات وأساليب أدائها؛ وقد أطلق الباحثون على هذه التقنيات والأساليب الحديثة إسم الإدارة الإلكترونية.
1. مفهوم الإدارة الالكترونية:
لقد عرفت الإدارة الإلكترونية من قبل العديد من الباحثين المفكرين ومن هذه التعريفات ما يلي:
✓ الإدارة الإلكترونية هي عملية هيكلة جميع مهام وأنشطة المنظمات الإدارية بالإعتماد على جميع تقنيات المعلومات الضرورية، للوصول إلى تحقيق أهداف الإدارة الجديدة في تقليل إستخدام الورق وتبسيط الإجراءات والقضاء على الروتين والإنجاز السريع والدقيق للمهام والمعاملات لتكون كل أداة جاهزة لربطها مع الحكومة الإلكترونية لاحقا.
✓ كما تم تعريفها على أنها العملية الإدارية القائمة على الإمكانات المتميزة للإنترنت وشبكات الأعمال في تخطيط وتوجيه ورقابة على الموارد والقدرات الجوهرية للمنظمة بدون حدود من أجل تحقيق أهدافها.
✓ عرف مركز المعلومات بديوان الخدمة المدنية بدولة الكويت الإدارة الالكترونية على أنها: "كسر حاجز الزمان والمكان من الداخل والخارج للحصول على الخدمات وذلك بربط تكنولوجيا المعلومات بمهام ومسؤوليات الجهاز الإداري، والإلتزام دائم من الإدارة بتطوير وميكنة كافة النشاطات وتبسيط الإجراءات وسرعة وكفاءة إنجاز المعاملات".
✓ كما عرفت الإدارة الإلكترونية على أنها "وظيفة إنجاز الأعمال بإستخدام النظم والوسائل الإلكترونية"؛ والإدارة الإلكترونية هي ذلك النمط من الإدارة الذي يعبر عن عدم وجود علاقة مباشرة بين طرفي المعاملة (الموظف والعميل)، وتستخدم فيها الوثائق الإلكترونية كبديل للوثائق الورقية، وكذا الإستخدام المكثف لتكنولوجيا المعلومات والإتصالات کوسط لتنفيذ كافة المعاملات الإدارية إلكترونيا.
وبالتالي يمكن تعريف الإدارة الإلكترونية على أنها إستخدام تكنولوجيا المعلومات والإتصالات والتقنيات الحديثة لتنفيذ الأعمال الإدارية وتقديم الخدمات الإلكترونية في أي مكان وزمان، مما يؤدي إلى زيادة جودة الأداء وخفض التكلفة وسرعة التنفيد، والدقة والسرعة في تقديم الخدمات، وتطوير التنظيم الإداري، وتبسيط الإجراءات وتوفير المعلومات الصحيحة، وسرعة إتخاذ القرارات الصحيحة المبنية على معلومات دقيقة ومباشرة.
بناء على التعريفات السابقة يمكن تحديد أبعاد الإدارة الإلكترونية في مجموعة من العناصر كما يلي:
- إدارة بلا أوراق: حيث يتم إستعمال التوثيق الإلكتروني، والبريد الإلكتروني، والرسائل الصوتية، والأدلة والمفكرات الالكترونية، ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.
- إدارة عن بعد: من خلال الإتصال الإلكتروني عن طريق الهاتف المحمول وصائل التواصل الإجتماعي، والمؤتمرات الإلكترونية وغيرها من وسائل الإتصال الحديثة.
- الإدارة بالزمن المفتوح: حيث العمل يكون على مدار 24 ساعة متواصلة دون الأخد بالحسبان عامل الليل أو النهار.
- إدارة بلا تنظيمات جامدة: ففي الإدارة الإلكترونية يكون العمل من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذكية التي تعتمد علي صناعة المعرفة.
2. خصائص الإدارة الإلكترونية:
الإدارة الإلكترونية تتميز بأنها إدارة بلا أوراق وبلا حدود وقتية، وهي إدارة بلا مباني تقليدية، فلا حاجة إلى الغرف والمكاتب والدواليب الكثيرة لحفظ الأوراق، وهي إدارة لا تحتاج لعدد كبير من العاملين، وهي إدارة بلا هياكل تنظيمية تقليدية.
إنها بإختصار إدارة بالمعرفة، وبصفة عامة تتميز الإدارة الإلكترونية بالعديد من الخصائص التي من أهمها ما يلي:
- إنها إدارة تدير الملفات بدلا من أن تحفظها.
- أنها تعتمد على الوثائق الإلكترونية الأسرع والأسهل للحفظ والتعديل والإسترجاع.
- أنها تستند إلى المؤتمرات الإلكترونية حيث تتم الإجتماعات عن بعد دون التنقل المادي للمجتمعين من أماكنهم.
- أنها تتصف بالمرونة وسرعة الإستجابة للحدث أو المتغير أينما حدث ووقتما حدث بلا حدود زمنية على مدار ساعات اليوم وأيام السنة.
- أنها تستمد بياناتها أو معلوماتها من الأرشيف الإلكتروني وتتراسل بالبريد الإلكتروني والرسائل الصوتية بدلا من الطرق التقليدية.
- أنها تنتقل من المتابعة بالمذكرات إلى المتابعة الإلكترونية على الشاشات وتعتمد المراقبة عن بعد والعمل عن بعد وهو ما يوفر التكلفة ويزيد الكفاءة.
3. أهداف وفوائد الإدارة الإلكترونية:
تتجلى أهمية الإدارة الإلكترونية في قدرتها على مواكبة التطور النوعي والكمي الهائل في مجال تطبيق تقنيات ونظم المعلومات وما يرافقها من إنبثاق ما يمكن تسميته بالثورة المعلوماتية المستمرة أو ثورة تكنولوجيا المعلومات والإتصالات الدائمة.
المنظمات التي فشلت في إدخال التكنولوجيا الحديثة في خططها الإستراتيجية تكون قد حكمت على نفسها بالزوال، حيث أن التكنولوجيا ساعدت على إزالة الحواجز الجغرافية وإنجاز الأعمال بأسرع وقت ممكن وبأقل التكاليف، وبالتالي تمكن المنظمات من زيادة معدل الإنتاج وتحقيق الأرباح وكذا سرعة إتخاذ القرارات.
ولأن التكنولوجيا الرقمية تستبدل العمليات الورقية بعمليات رقمية، فإنها تتيح للعاملين التفرغ الأداء عمل منتج، وتحدث تحولات في عمليات الإنتاج والعمل.
وتمنح الإدارة الإلكترونية المديرين العديد من المزايا، فبيئة العمل الإلكترونية تمكن المديرين من توسيع نطاق الإشراف على إدارة المنظمات أو الفروع أو العاملين بغض النظر عن مواقعهم الجغرافية.
ومع تكنولوجيا الإتصال الجماعي الجديد والتنسيق من خلال شبكة الأنترنت يستطيع المدير اليوم بناء وإدارة فرص العمل الجماعي المرنة، وإدارة فرق المهام قصيرة الأجل من أي مكان في العالم، كما يمكنه توزيع المعلومات على العاملين ومن ثم يمكنهم التصرف بشكل مستقل.
ولم يأتي إهتمام العالم المتقدم بإستخدام تقنيات المعلومات الإدارية من فراغ، بل بسبب فوائد كبيرة حصلت ولذلك بدأت الدول تتسابق في تطبيق الإدارة الالكترونية في منظماتها، ومن أهم أهداف وفوائد الإدارة الإلكترونية:
- تبسيط الإجراءات داخل المنظمات مما ينعكس ذلك إيجابا على مستوى الخدمات التي تقدم للمستفيدين، كما تكون نوع الخدمات المقدمة أكثر جودة.
- إختصار وقت إنجاز وتنفيذ المعاملات الإدارية المختلفة.
- الوضوح والدقة في العمليات الإدارية المختلفة داخل المنظمة.
- القيام تحويل الأيدي العاملة الزائدة والغير مستغلة إلى أيدي عاملة لها دور أساسي في تطبيق الإدارة الإلكترونية عن طريق إعادة تأهيلهم لغرض مواكبة التطورات الجديدة.
- إدارة ومتابعة الوحدات التنظيمية المختلفة للمنظمة وكأنها وحدة مركزية.
- العمل على تقليل معوقات إتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها بمراكز إتخاذ القرار.
- تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة.
- زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة إدارة الموارد كافة.
- الوضوح وسهولة الفهم من قبل المستفيدين لما هو مطلوب منهم من وثائق.
- تقليل تأثير العلاقات الشخصية على إنجاز الأعمال.
- سرعة أداء الخدمات للمستفيدين مع الحفاظ على جودتها.
- تقليل التكلفة نتيجة تبسيط الإجراءات وتقليل المعاملات الورقية وتخفيض وقت الأداء.
- المحفاظ على سرية الوثائق والمعلومات التي أصبحت عرضة للتلف بفعل الكوارث الطبيعية والتأكل وكثرة الاستخدام بالنسبة لمصادر المعلومات الورقية، أما بالنسبة المصادر المعلومات الإلكترونية فهي سهلة الحفظ وغير مكلفة.
- سهولة إسترجاع المعلومات وفتح خيارات عديدة أمام المستفيدين للحصول على المعلومات والمشاركة في التحكم، مما يعني المزيد من التسهيلات الديناميكية في البحث العلمي.
مما سبق يتضح أن من أهم مميزات الإدارة الإلكترونية كونها من أكثر الأساليب كفاءة وفعالية تيسير أعمال المنظمة من خلال بناء قاعدة متقدمة للمعلومات، مما يساعد على تحقيق درجات عالية من السرعة والتي تتمثل في توفير أي شيء في أي وقت وفي أي مكان وبأي طريقة كانت، وبالتالي تحقيق أهداف المنظمة بدقة عالية بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة.
4. مجالات تطبيق الإدارة الإلكترونية:
أصبحت الإدارة الإلكترونية تطبق في العديد من المجالات في المنظمات على إختلافها، ومن أهم تلك المجالات:
- الأعمال الإدارية: تبادل الوثائق والمعلومات والأنظمة والتعليمات الكترونية، وتسجيل كافة أعمال الإتصالات الإدارية وتصويرها رقمية.
- المعاملات المالية: القيام بإجراء كافة المعاملات المالية من توثيق وتعاقد وصرف وتحويل وغيره عن طريق الشبكة الإلكترونية.
- المؤتمرات الإلكترونية: حيث تعقد الإجتماعات عن بعد محلية ودولية دون إنتقال المجتمعين جغرافيا.
- الأعمال المرتبطة بالموارد البشرية: مثل الإعلان عن الوظائف، الاختيار، التعيين، الإجازات، الترقيات، الرواتب، التنقلات، المكافآت، الإنتدابات، الترشيح للتدريب والتأهيل والابتعاث.
- مجال المتابعة الإلكترونية: حيث تتم المتابعة والمراقبة عن بعد، وإكتشاف الأخطاء وقت التنفيذ، وهذا يوفر التوجيه أو المعالجة الفورية للأخطاء.
إن تكنولوجيا المعلومات غيرت كل شيء في حياة الإنسان والأعمال حتى أصبح من غير الممكن تصور وجود أي نشاط وظيفي إنساني، أو أي عمل جماعي منظم من دون وجود أدوات وتقنيات الحاسوب والإتصالات.
5. متطلبات ومبادئ تطبيق الإدارة الإلكترونية:
شهدت الإدارة الإلكترونية تحولا شاملا في النظريات المفاهيم والإجراءات والأساليب والهياكل والتشريعات التي تقوم عليها الإدارة، وتشتمل الإدارة الإلكترونية على نظام متكامل من المكونات التقنية والمعلوماتية والمالية والتشريعية والبيئية والبشرية وغيرها.
1.5 المبادئ:
تعتمد تقنية الإدارة الإلكترونية من حيث تقديم الخدمة ووسائل نقل المعلومات وطلب الخدمات من طرف المستفيدين على مبدأين أساسيين هما:
1. المستوى التقني: ويتضمن تمثيل المعلومات الإلكترونية وتناقلها عبر شبكات الأنترنت مع ضمان سريتها، ويمثل المستوى التقني جوهر العمل الإلكتروني الذي يعتمد على الخصائص الأساسية لتقنية المعلومات عن طريق:
- التخزين: حفظ المعلومات الهائلة في أحجام صغيرة كتحويل الملفات الورقية إلى ملفات إلكترونية صغيرة الحجم تستوعب أكبر قدر ممكن من المعلومات.
- النقل: نقل المعلومات المخزنة إلكترونيا عن طريق وسائط الإتصال الإلكترونية إلى مواقع أخرى بعيدة سواء داخل المنظمة أو خارجها.
- المعالجة: إجراء مختلف العمليات المطلوبة للبيانات المخزنة إلكترونيا بسرعة كبيرة جدا الجعلها متاحة للإستخدام عن طريق أجهزة الحاسب الآلي التي تعمل وفقا لبرامج متنوعة لتلبية الإحتياجات المختلفة للمستفيدين، بغض النظر عن كمية المعلومات والبيانات المخزنة.
2. المستوى الإجرائي: ويتضمن طلب وتمثيل المعاملات والخدمات عن بعد عبر شبكات الأنترنات مع ضمان صحتها ومصداقيتها دون الحاجة لحضور طالب الخدمة شخصيا إلى المنظمة أو إستخدام النماذج والوثائق الرقمية.
2.5 المتطلبات:
لابد من توفر متطلبات عديدة ومتكاملة لتطبيق مفهوم الإدارة الإلكترونية وإخراجه إلى حيز الواقع ومن أهم هذه المتطلبات:
1. وضع إستراتيجيات وخطط التأسيس للإدارة الإلكترونية: يتطلب وضع الإستراتيجيات وخطط التأسيس وجود رؤية مستقبلية مشتركة وواضحة حول مشروع التحول للعمل الإلكتروني.
وذلك لتحديد الكيفية التي سيكون عليها مشروع الإدارة الإلكترونية في الفترة المستقبلية، وأبعاده، ومنطلقاته من حيث الدور والهدف، بشكل يوضح الدور الذي يمكن أن يؤديه هذا المشروع في خدمة الأفراد والمجتمعات والمنظمات والدولة ككل.
ويعتبر وضوح الرؤية بمثابة الخطوة الأولى في بناء الإستراتيجية التي تعد بمثابة المرجعية التي تحكم التوجه نحو تطبيق الإدارة الإلكترونية؛ كما يتطلب وضع إستراتيجيات وخطط التأسيس للإدارة الإلكترونية عدد من الخطوات والمتمثلة في ما يلي:
- تشكيل لجنة عليا تتولى وضع الإستراتيجية لمشروع الإدارة الإلكترونية.
- وضع الخطط الفرعية لمشروع الإدارة الإلكترونية.
- الإستعانة بالجهات الإستشارية والبحثية للمشاركة في الدراسة ووضع الخطط.
- التكامل والتوافق بين المعلومات المرتبطة بأكثر من جهة حكومية أو أهلية.
- الإستعانة بالقطاع الخاص لتنفيذ بعض مراحل المشروع أو المشاركة في بعضها.
- تحديد منافذ الإدارة الإلكترونية.
أي أن وضع الخطط موضع التنفيذ لابد وأن تحظى بدعم وتأييد الإدارة العليا في التنظيم الإداري، وأن يكون قد تم رصد المخصصات المالية الكافية لإجراء التحول المطلوب.
2. توفير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية: تعد البنية التحتية هي المكون الطبيعي لمشروع الإدارة الإلكترونية، فلا يمكن قيام المشروع بدونها، فكلما كانت البنية التحتية قوية كلما زادت قدرتها على الوفاء بمتطلبات تطبيق الإدارة الإلكترونية في الحاضر مع إستيعاب الزيادة والتوسع المستقبلي.
وتتطلب الإدارة الإلكترونية وجود مستوى مناسب إن لم نقل عالي من البنية التحتية التي تتضمن شبكة حديثة للإتصالات والبيانات، وبنية تحتية متطورة للإتصالات السلكية واللاسلكية تكون قادرة على تأمين التواصل ونقل المعلومات بين المنظمات الإدارية نفسها من جهة، وبين المنظمات والمتعاملين معها من جهة أخرى.
وتشمل البنية التحتية تطوير وتحسين شبكة الإتصالات بحيث تكون متكاملة وجاهزة للإستخدام وإستيعاب الكم الهائل من الإتصالات في آن واحد، لكي تحقق الهدف من إستخدام شبكة الأنترنت، بالإضافة إلى توفير التكنولوجيا الرقمية الملائمة من تجهيزات وحاسبات آلية وأجهزة ومعدات وأنظمة وقواعد بيانات وبرامج، وتوفير كل ذلك للإستخدام الفردي والمؤسسي على أوسع نطاق ممكن.
6. آثار تطبيق الإدارة الإلكترونية:
إن الإدارة الإلكترونية هي نمط جديد من أنماط الإدارة تترك آثارها الواسعة على المنظمات ومجالات عملها وعلى الإدارة وكذا إستراتيجياتها ووظائفها، والواقع أن هذه التأثيرات لا تعود فقط إلى البعد التكنولوجي المتمثل بالتكنولوجيا الرقمية فقط، وإنما أيضا إلى البعد الإداري المتمثل في تطور المفاهيم الإدارية التي تراكمت لعقود عديدة من الزمن.
فالأساليب الإدارية التي كانت ناجحة وملائمة لظروف الماضي قد لا تكون فعالة في ظل هذه البيئة الحالية سريعة التغير، وتعمل الإدارة الإلكترونية على تحقيق المزيد من المرونة الإدارية في التمكين والتفويض والإدارة القائمة على الفريق، وبالتالي فإن الإدارة ووظائفها رغم التأثر العميق، إلا أنها ستظل تمثل القلب النابض للمنظمات، وأن تخطيط وتنظيم وتوجيه الأعمال الإلكترونية والرقابة عليها ستظل هي وظائف الإدارة الإلكترونية الجديدة.
1.6 الآثار المترتبة عنها:
وتتمثل الآثار المترتبة على تطبيق الإدارة الإلكترونية في المجالات الإدارية والإقتصادية والإجتماعيةوالسياسية كما يلي:
- المجال الإداري: تنعكس آثار الإدارة الإلكترونية على وظائف الإدارة والعناصر الرئيسة للنشاط الإداري، وبصفة خاصة تهيئة وإصلاح البيئة التنظيمية.
- المجال الإقتصادي: تتضح آثار الإدارة الإلكترونية والثورة الرقمية في صناعة البرمجيات وتضاؤل أهمية رأس المال النقدي في مقابل أهمية إقتصاديات المعرفة، وفتح أسواق جديدة، وزيادة فعالية العمليات الإنتاجية.
- المجال الإجتماعي: إن تطبيق الإدارة الالكترونية سوف يؤثر بشكل كلي وشمولي على جميع المكونات الإجتماعية، وظهور معیار جديد للتفرقة بين المستويات الإجتماعية يستند إلى معرفة المعلومة، ومن هذه التأثيرات الإجتماعية عولمة الثقافة، والتأثير السلبي على الثقافة المحلية والمعاناة من التفكك الإجتماعي على الرغم من زيادة وتيرة التفاعل الإجتماعي مع المنظمات التي تقدم الخدمات أهلية كانت أو حكومية.
- المجال السياسي: يؤدي تطبيق الإدارة الإلكترونية إلى إنتشار الحكومات الإلكترونية أو ظهور نمط جديد من العلاقة بين المواطنين والدولة تستند إلى زيادة الوعي السياسي وتسهيل المشاركة في وضع السياسات وتحديد الأولويات وإستخدام نظم المعلومات الإلكترونية في عملية التمثيل السياسي والإنتخابات.
ونظرا لحداثة مفهوم الإدارة الإلكترونية، فإن آثاره على مختلف المستويات لم تتضح بشكل جلي، حيث ينصب تركيز الخبراء على الآثار الإيجابية لضمان الدعم الرسمي والشعبي لمشروع الإدارة الإلكترونية، مع قليل من التنبيه للآثار السلبية التي يمكن إستنتاجها من طبيعة العمل الإلكتروني.
2.6 سلبيات تطبيق الإدارة الإلكترونية:
على الرغم من الإيجابيات والمزايا المتعددة للإدارة الإلكترونية، إلا أن تطبيقها ينطوي على بعض السلبيات، خاصة في بداية التطبيق، ويزداد تأثير هذه السلبيات مع زيادة تفعيل تطبيق الإدارة الإلكترونية ومن أهم هذه السلبيات:
✓ البطالة: يترتب على تطبيق الإدارة الإلكترونية إرتفاع في نسبة البطالة بسبب الإستغناء عن خدمات أو على الأقل عدم الحاجة إلى تعيين عاملين جدد في ظل السهولة والبساطة والسرعة في إنجاز العمل التي توفرها الإدارة الإلكترونية.
✓ التواصل الإجتماعي: تتيح الإدارة الالكترونية إنجاز الأعمال والمهام التي تتطلب التعامل مع المنظمات عن طريق شبكة الأنترنت بالمنزل أو العمل، فلا يترتب على ذلك الحاجة إلى الذهاب إلى المنظمات، وبالتالي قلة الإحتكاك مع أفراد المجتمع، حيث تعد أماكن المراجعة في المنظمات والدوائر الحكومية من أهم أسباب التواصل والتعارف الإجتماعي. كما يهدد الإستخدام المفرط للإنترنت الأمن الإجتماعي في المجتمعات المحافظة، من خلال تعرض هذه المجتمعات القيم وسلوكيات المجتمعات الأخرى، مما قد يسبب تلوثا ثقافية يؤدي إلى تفسخ إجتماعي وإنهيار في النظام الإجتماعي.
✓ فقدان الخصوصية: إن ثورة المعلومات داخل نمط الإدارة الإلكترونية تقضي على خصوصية الأفراد وحقهم في الحفاظ على حرماتهم وأسرارهم الخاصة، فقواعد المعلومات المرتبطة ببعضها البعض والتي تحتوي على البيانات التعريفية لهم كأسماء الأفراد وعناوينهم ووظائفهم وحالتهم الإجتماعية، يهدد مستقبلهم وقد يعرضهم لمشاكل لم تكن في حسبانهم، كما يمكن أن تزداد قدرة الآخرين على رصد ومتابعة حركة الأفراد، وهناك من الأسرار التي لا يرغب كثير من الأفراد في إطلاع الغير عليها، والأمر سيكون في غاية الخطورة لو أمكن الدخول على ما هو أكثر من ذلك.
✓ فقدان الأمان: قد يؤدي التعامل الإلكتروني إلى فقدان الأمان في كثير من التعاملات والتي من أهمها التحويلات الإلكترونية والتعاملات المالية عن طريق بطاقات الإئتمان؛ وقد ترافق مع فقدان الأمان نشأة جرائم المعلوماتية التي أصبح مهددة حقيقية للتعاملات الإلكترونية، حيث يتعرض الأفراد والمنظمات لعمليات إختراق وتعدي على نظم معلوماتهم.
ومن أهم الجرائم المعلوماتية بصفة عامة ما يلي:
- إختراق الأنظمة وسرقة الملفات والبيانات المهمة.
- الإستيلاء على حقوق الملكية الفكرية للأفراد والمنظمات.
- الإستيلاء على الأموال عن طريق أوامر صرف وهمية وتحويل مبالغ نقدية من حسابات الأفراد والمودعين لحسابات المجرمين وقراصنة الأنترنت.
- الإحتيال المالي على البنوك وسوء الإستخدام لبطاقات التسليف.
- تقديم خدمات كبرى للعصابات الإجرامية والمنظمات الإرهابية تمكنهم من تبادل المعلومات وإجراء المشاورات ووضع الخطط في غفلة عن عيون الأمن.
ومما سبق ذكره يتضح لنا أنه من الضروري توفير الأطر القانونية اللازمة للوقاية والردع قبل تطبيق الإدارة الإلكترونية وذلك لزيادة ثقة المتعاملين مع الشبكات، وبالتالي الإستفادة من الإدارة الإلكترونية في توفير الرخاء والمستقبل الأفضل، بالإضافة إلى ضرورة ترسيخ مبدأ الخصوصية الفردية عن طريق إستخدام التوقيعات الرقمية والأرقام السرية وكلمات المرور بهدف تقليص التعديات التي يمكن أن تؤثر على فعالية تطبيق الإدارة الإلكترونية.
7. معوقات تطبيق الإدارة الإلكترونية:
وضع الباحثون مجموعة من المعوقات التي تحد من إمكانية تطبيق الإدارة الإلكترونية في المنظمات ومن أهم هذه المعوقات:
- إختلاف نظم الإدارة داخل المنظمة الواحدة.
- عدم إقتناع إدارة المنظمات بدواعي التحول الإلكتروني ومتطلباته.
- عدم توافر بنية فنية جيدة.
- عدم الثقة في حماية سرية وأمن التعاملات الشخصية.
- عدم توافر أنظمة أمنية لحماية المعلومات الخاصة بمستخدمي هذه التقنية.
- عدم توافر المهارات البشرية التي تنشئ وشغل وتصون هذه التقنية.
- إرتفاع تكاليف تطبيق هذه التقنية.
- التحديات التشريعية والقانونية التي تحتاج إلى إجراء تعديلات جذرية في الأنظمة والقوانين الضمان حقوق المستفيدين من هذه الخدمة.
- عدم وجود وعي معلوماتي وحاسوبي عند المتعاملين، وهذا يشكل عائقا أمام تطبيق الإدارة الإلكترونية.
- تحدي إعادة هندسة الأعمال بإستخدام تكنولوجيا المعلومات، إذ أن نماذج الإدارة القديمة بما في ذلك الهياكل التنظيمية الهرمية، والمعالجات التقليدية لم تعد ملائمة النماذج المنظمات الإلكترونية.
- عدم وجود هياكل تنظيمية محددة وواضحة للمنظمة.
- مقاومة العاملين للتغيير والخوف من فقدان وظائفهم.
- نقص الإمكانات المادية اللازمة لتطبيق الإدارة الإلكترونية.
- ضعف برامج التوعية الإعلامية المواكبة التطبيق الإدارة الإلكترونية.
- الإختلاف في مواصفات الأجهزة المستخدمة داخل المكتب الواحد مما يشكل صعوبة في الربط بينها.
- إرتفاع أسعار الأجهزة والبرمجيات الحديثة المستخدمة في تطبيق الشبكات، فضلا عن مشکلات تشغيلها.
- إرتفاع تكلفة الإتصالات.
- عدم توفر الأنترنت بشكل موسع في المنظمات أو إقتصارها على فئة معينة دون غيرها.
- عدم وجود ثقة كاملة بالتقنيات الحديثة وفي إستمرارية عملها.
- أخطار التزوير والتلاعب بالمعلومات والتخريب المقصود للشبكات.
- أخطار الفيروسات التي تتسلل إلى الشبكات من آن إلى آخر.
- أخطار صعوبة الحفاظ على سرية المعلومات وتأمينها إلكترونيا.
الخلاصة:
إن التكنولوجيا الرقمية أحدثت تغييرات في جميع المنظمات حيث فرضت ثورة المعلومات بكافة أشكالها وتطبيقاتها على المنظمات العمل على تنسيق الجهود لتطبيق الإدارة الإلكترونية، والبحث في كافة التحديات والمعوقات التي قد تنشأ والعمل على إيجاد الحلول المناسبة لها، وتحديد رؤية مستقبلية وخطوات محددة لضمان نجاح تطبيق الإدارة الإلكترونية لما لها من فوائد كثيرة في تحقيق أهداف المنظمات بأقل وقت وجهد وتكلفة، حيث يعد النجاح في تطبيقها مقياسا من مقاييس التقدم والتطور.
وتسهم الثقافة التنظيمية السائدة في أي منظمة إما في تشجيع أو برفض إستخدام الإدارة الالكترونية، فالثقافة التنظيمية التي تشجع على الإبداع والإبتكار في جو يمنح العاملين الفرصة للمشاركة في تحقيق أهداف المنظمة يمكنها إستغلال الإدارة الإلكترونية في زيادة المنتجات والخدمات التي تقدمها للمستفيدين، فلا يمكن النجاح في تطبيق الإدارة الإلكترونية إلا في وجود ثقافة تنظيمية جيدة تدعمها.
كما أن نمط القيادة الإدارية السائد في المنظمة وإهتمام القائد بقيم وإحتياجات العاملين معه وإستجابته لها وإستخدامه لموقعه القيادي في توفير فرص لإرضاء العاملين من خلال تطوير مهاراتهم الوظيفية والحرص على الأخذ بآرائهم يساعد على نشر ثقافة إبداعية داعمة لتطبيق الإدارة الإلكترونية بدرجة كبيرة، كما أن هناك تأثير مباشر لنمط القيادة الإدارية على الثقافة التنظيمية، وينتقل هذا التأثير على تطبيقات الإدارة الالكترونية فيشجع على تطبيقها أو يحد من فرص تطبيقها.