مراقبة التسيير هي عملية تقييم ورصد أداء الأنشطة والعمليات والموارد في المنظمة، كما تهدف إلى تقديم معلومات موثوقة ودقيقة للإدارة لمساعدتها في إتخاذ القرارات الفعالة وتحسين أداء المنظمة؛ وللقيام بعملية مراقبة التسيير تحتاج المنظمة لمجموعة من الأدوات يطلق عليها إسم أدوات مراقبة التسيير.
أدوات مراقبة التسيير:
توجد العديد من الأدوات التي تستعملها الإدارة أو المنظمة لـ مراقبة التسيير داخلها، حيث تم تقسيم هذه الأدوات إلى ثلاث مجموعات (تقليدية، حديثة، مستحدثة).
1. أدوات مراقبة التسيير التقليدية:
تشمل أدوات مراقبة التسيير التقليدية كل من (نظام المعلومات، المحاسبة العامة والمحاسبة التحليلية)، سنتطرق لكل منها على حدى فيما يلي:
1. نظام المعلومات: هو مجموعة من العناصر المربوطة مع بعضها البعض بشكل منتظم من أجل إنتاج معلومات مفيدة، وإيصال هذه المعلومات إلى المستخدمين بالشكل الملائم، وفي الوقت المناسب، وذلك من أجل مساعدتهم في أداء المهام الموكلة إليهم، أو أنه مجموعة من الموظفين والإجراءات والموارد التي تقوم بتجميع البيانات ومعالجتها ونقلها لتتحول إلى معلومات مفيدة وإيصالها إلى المستخدمين بالشكل الملائم وفب الوقت المناسب من أجل مساعدتهم في أداء الوظائف المسندة إليهم...؛ ومن مميزات نظام المعلومات أنه:
- يتكون نظام المعلومات من مجموعة من الإجراءات التي تحدد كيفية معالجة البيانات الخام من أجل أخراجها في شكل معلومات صالحة لإتخاذ القرار، بحيث يتولى جمع ومعالجة البيانات ثم إستخراجها في شكل معلومات يتم تخزينها وتوزيعها بعد رصد إحتياجات مختلف مستعمليها.
- يعتمد نظام المعلومات على المورد البشري بإعتباره أحد المكونات الرئيسية له، لأن المعلومات تنتج وتستخدم بواسطة الإنسان، هذا الأخير هو الذي يتخذ القرار ويمارس النشاط على أساس المعلومات المتولدة من هذا النظام، إذا توفر المعلومات ضروري لحسن تطبيق مراقبة التسيير، بحيث تحوّل المعلومات لتصبح ذات دلالة، لكي تساعد المسؤولين على إتخاذ القرار فعلى المعلومة الإستجابة لإحتياجات مستعمليها.
2. المحاسبة العامة: تمكنت المحاسبة العامة في العصر الحديث من أن تصبح الركيزة الأساسية في التسيير وإتخاذ القرارات إذ تعتبر أول نظام لمعلومات التسيير في المؤسسة، ويمكن القول أنها لغة المسيرين والماليين والمهنيين بمجال الأعمال، وتسمى كذلك بالمحاسبة المالية.
وتعرف المحاسبة بأنها: "التسجيل الدائم للعمليات التي تمس الذمة المالية للمؤسسة والمعبر عنها بالنقود، وبالتالي فهي تعطي الصورة الحقيقية للمركز المالي للمؤسسة لكل الأطراف الخارجية التي يهمها ذلك".
عادة ما يرتبط نشاط المؤسسة بعدد من الأهداف التي تتجلى من خلال إستراتيجياتها، ولعل أبرز هذه الأهداف هو البقاء والإستمرارية والتطور على حسب المحيط وذلك على مدى سنوات البقاء، غير أنّ تطبيق مثل هذه الإستراتيجية يتطلب من المؤسسة السعي المتواصل للحصول على أدنى حد من الربح.
وعليه فإنّ مسير المؤسسة مخير على إعتماد إما ربحا أو خسارة، والتي تتمثل أساسا في النتيجة هذا فيما يخص المسير، أما مراقبة التسيير فتعتبر المحاسبة العامة الركيزة الأساسية لاسيما المالية منها لأنها تعتبر الأداة الأقرب للقيام بمتابعة ورصد التدفقات المجسدة لحركة أداء المؤسسة.
سواء كان على المستوى الداخلي (إنتاج، صيانة، تخزين، متابعة...الخ) أو على المستوى الخارجي (شراء، بيع، تفاوض، عقد صفقات...الخ)، ولأن هذه الأخيرة تقوم بتجميع البيانات ومعالجتها وإستخراجها في شكل معلومات (القوائم المالية) حيث أنها تساعد على تدعيم عملية الرقابة في جميع مراحلها وتوفر لها جميع المعلومات اللازمة.
3. المحاسبة التحليلية: هي تقنية كمية لتحليل وترجمة المعطيات العامة التي تؤدي إلى إتخاذ معايير دقيقة وتفصيلية، وإلى حل مشاكل مرتبطة بالتسيير بطريقة توجه متخذي القرار إلى ترشيد قراراتهم، كما تمثل نظام للمعلومات وهمزة وصل تربط بين كل أجهزة الإدارة داخل المؤسسة ووظائفها، وذلك بإمدادهم بالمعلومات التفصيلية التي تساهم في تقييم الكفاءة لمختلف الأنشطة.
وتعتبر المحاسبة التحليلية ومحاسبة التكاليف أحد فروع المحاسبة المؤسساتية، كما أن لها علاقة متينة بالمحاسبة العامة، إذ تأخذ أغلب معلوماتها من هذه الأخيرة، فإذا كان موضوع المحاسبة العامة رئيسي يتمثل في إبراز الوضعية المالية للمؤسسة في وقت معين وفي تحديد نتيجة الدورة، فإن موضوع المحاسبة التحليلية يكمن أساسا في دراسة حساب تحميل ومراقبة التكاليف لمختلف مستويات النشاط الإقتصادي.
2. أدوات مراقبة التسيير الحديثة:
تعتبر الأساليب الحديثة في مراقبة التسيير العنصر الفعال في تقييم الأداء، وذك لأنّها تتماشى وعصرنة المؤسسة، وهناك أداتين تستعمل في ذلك وهي التحليل المالي والموازنات التقديرية.
1. التحليل المالي: هو عبارة عن عملية معالجة منظمة للبيانات المالية المتاحة عن مؤسسة ما من أجل الحصول على معلومات تستعمل في عملية إتخاذ القرار وتقييم الأداء في الماضي والحاضر، وكذلك في تشخيص المشاكل الموجودة وتوقع ما سيكون عليه وضع المؤسسة في المستقبل، ويتطلب تحقيق مثل هذه الغاية القيام بعملية جمع وتصحيح البيانات المالية وتقديمها بشكل مختصر وبما يتناسب مع عملية إتخاذ القرار؛ وتقوم وظيفة مراقبة التسيير بمراقبة الكشوفات المالية الناتجة عن التحليل المالي من أجل تحديد الإنحرافات للتشخيص المالي والفوارق وإتخاذ القرارات المالية اللازمة.
2. الموازنات التقديرية: تعتبر الموازنات التقديرية إحدى الأدوات التي تستخدم على نطاق واسع لغرض مراقبة التسيير، وهي تندمج ضمن إطار التسيير الإستراتيجي للمؤسسة، ففي البداية يتم وضع التخطيط الإستراتيجي لتغطية مدة تتراوح بين (5 إلى 10 سنوات)، ثم تقسم أهداف المخطط الإستراتيجي إلى أهداف متوسطة المدى في إطار المخطط العملي لمدة 3 سنوات مثلا، وبناءا على المخطط العملي يتم وضع الموازنات للمدى القصير تقديرات للسنة المقبلة.
وعليه يمكن تعريف الموازنة التقديرية على أنها خطة مالية قصيرة المدى، تتضمن توزيعا للموارد مرتبطا بالمسؤوليات المحددة من أجل تحقيق الأهداف التي تطمح إليها المؤسسة، ويجب أن تكون الموازنة مرفوقة بمخطط عمل نوعي ويتضمن تواريخ إنجاز النشاطات.
ولقد عرف تسيير الموازنات بأنه: "تلك العملية التي تعتمد على التقديرات والتي بدورها ترتبط بالظروف الداخلية والخارجية للمؤسسة، والتي إنطلاقا منها تحدد مهام المسؤولين والوسائل الضرورية لتحقيقها، وذلك في شكل برامج عملية وفترات محددة وأخيرا التقريب بين الموازنات والنتائج المحققة من أجل إستخلاص الفروقات ودراسته، ثم تحليلها، وإستغلالها".
مجمل القول أن مراقبة التسيير تتمثل في الدور الحقيقي الذي تؤديه الموازنة عن طريق: متابعة الأداء الفعلي للأنشطة، مقارنة الأداء الفعلي مع المخطط، وتحليل الإنحرافات والتعرف على أسبابها وعلاجها في الوقت المناسب.
3. أدوات مراقبة التسيير المستحدثة:
1. لوحة القيادة: هي أداة تلخيصية تتضمن المعلومات الضرورية التي تسمح لكل مسؤول بتحميل الوضعيات لسبق الأحداث ولإتخاذ القرارات في أوقات قياسية، وهي من جية أخرى وسيلة إتصال مفضلة لدى جميع الفاعلين بالمؤسسات.
أو هي وسيلة رقمية تشير إلى المستوى المحتمل للمشاكل الفعلية أو المستقبلية، وهي تتكون من مجموعة مؤشرات لتزويد المسؤولين بالمعلومات الأساسية لقيادة نشاطهم، وتتم المراقبة من خلال مراقبة التسيير بتوجيه وإرشاد المؤسسة نحو تحقيق الأهداف المسطرة بفعالية كبيرة، وكذلك من خلال تدخل قمة الهرم التنظيمي في ضبط مسار عمل المؤسسة.
2. بطاقة الأداء المتوازن: هي الكلمة المقابلة باللغة الانجليزية (Balanced Scorecard) والتي ترجمت بدورها إلى اللغة الفرنسية بجدول القيادة المستقبلي (Tableau de bord prospectif) وتعني: "ترجمة النوايا والميولات وإستراتيجية المنظمة في صور كاملة من مؤشرات الأداء".
وتعرف كذلك بأنها: "منهجية لمرقابة الإستراتيجية تستخدم إطارا متعدد الأبعاد لوصف وتنفيذ وإدارة الإستراتيجية في جميع إداراة المنظمة، كما تقدم مقياسا شاملا عن كيفية تقدم المنظمة نحو أهدافها الإستراتيجية ويتيح للإدارة العليا توضيح رؤية المنظمة من خلال ترجمتها إلى وسيلة للوصول إلى الغايات الإستراتيجية ومتابعة الأداء وفقا للأهداف الموضوعة، حيث تستطيع المنظمة التفكير في خططها الإستراتيجية.