كيفية إدارة المخاطر التي يتعرض لها المشروع:
لتحديد المخاطر المختلفة التي قد تكون مرتبطة بعملك، يمكنك إجراء تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT) من خلال التركيز على نقاط الضعف (المخاطر الداخلية) والتهديدات (المخاطر الخارجية)، يمكنك تقييم تلك التي من المرجح أن تؤثر على عملك.
1. المخاطر الداخلية:
يمكن أن تجعل نقاط الضعف الخاصه بمشروعك أو المخاطر الداخلية من تحقيق أهدافك أمرا أكثر صعوبة بالنسبة لك، وتشتمل المخاطر الداخلية على المخاطر المرتبطة بالأخطاء الإنسانية والمعدات والديون والتدفق النقدي.
1.1 المخاطر المرتبطة بالأفراد:
ترتبط بعض المخاطر بالأفراد ممن يساعدون فى إدارة مشروعك، ضع فى إعتبارك بعض المخاطر الإنسانية المحتملة والمرتبطة بمشروعك وأساليب إدارته:
- المرض: قد يصبح أي مالك للمشروع أو موظف مريضا مما يتسبب في وضع ضغطا على العمليات اليومية لمشروعك، وعلى غرار ذلك، إذا تعرضت للمرض ولم تعد قادرا على العمل، يجب أن تتوافر لديك خطة بشأن الشخص الذي يمكن له القيام بأداء مسئولياتك، وفي حالة عدم قدرة معظم الموظفين أو جميعهم على العمل بسبب المرض أو أوامر حكومية تتعلق بأي أوبئة، فإن عليك إعداد خطة بشأن كيفية إستمرار العمليات، متى كان ذلك ممكنا، قم بالتواصل مع الموردين والمالكين والبنك الذي تتبعه وموظفيك لوضع خطة لإعادة الفتح.
- خفض الإنتاجية: يساهم تواجد موظفين غير متفانين في عملهم ويحققون إنتاجية منخفضة في تعريض نمو مشروعك للخطر؛ تأكد من قيامك بتعيين موظفين يمكن الإعتماد عليهم وتطبيق إجراءات العمل للتعامل مع الموظفين ممن لا يؤدون عملهم بصورة جيدة.
- السرقة: ترتبط هذه المخاطر بالسرقة والغش والإحتيال، ومن أمثلة ذلك: قيام الموظفين بتغيير ساعات عملهم الواردة في بطاقة الحضور والإنصراف الخاصة بهم أو سرقة المال أو البضائع أو قيام الشركاء في العمل بتحويل الأموال إلى حسابتهم الشخصية؛ وقد تساهم مسألة إجراء مقابلات التوظيف الشاملة والإستفسار عن التاريخ المهني للمتقدين للعمل في منع السرقة، كما يمكن لإستخدام برمجيات تتبع الوقت الرقمية وتركيب كاميرات أمان في مكاتبك أو متاجرك أن يساعدك فى الحد من تلك المخاطر.
2.1 المعدات والبرمجيات:
متى إعتمد مشروعك على المعدات، فمن المحتمل أن تتوقع إحتمالية حدوث الأعطال وقد تكون عمليات الإصلاح باهظة الثمن، وكلما كانت المعدات قديمة، زادت الحاجة إلى عمليات الصيانة والتشغيل بصورة أبطأ، وقد أن إنتقال مسألة التعرف على كيفية إدارة المعدات الجديدة بعض الوقت، ويسري ذلك على تقنيات المعلومات، ومن بينها الأدوات الرقمية التي يمكنك الإعتماد عليها لإدارة مشروعك.
لتقليل المشكلات المحتملة، إحتفظ بنسخة إحتياطية من المعلومات الرقمية المتاحة عبر الأنترنت أو جهاز حفظ بيانات خارجي، وإذا لم يكن بمقدورك القيام بذلك، قد يكون الإستثمار في جهاز حفظ نسخة إحتياطية أمرا مفيدا، كما أن عليك التفكير في مزايا تأجير المعدات في مقابل مزايا الشراء، كما أن عليك أن تؤمن توفير الضمانات للمعدات وشراء تأمين.
3.1 معدل الدين إلى الدخل:
قد يساعدك إقتراض المال على تحقيق النمو لمشروعك، إلا أن تواجد ديون كبيرة قد يتسبب في تعريضك للخطر، ولتحديد ما إذا كان عبء الدين الواقع عليك أكبر مما تستطيع تحمله أم لا، إحتسب نسبه الدخل إلى الدين من خلال مقارنة إيراداتك الشهرية بمدفوعات الدين الشهرية الواقعة على عاتقك، وإحتساب معدل دينك إلى دخلك وقم بإدارة عبء دينك تحت بند الديون.
2. المخاطر الخارجية:
قد يكون من الصعب الإستعداد للمخاطر الخارجية، ومن بينها الكوارث الطبيعية أو الأوبئة، إلا أنه لمن الأهمية معرفة السيناريوهات السيئة التي ترتبط بقطاعك، قد تتضمن المخاطر الخارجية التهديدات التي يواجها مشروعك بسبب المنافسين والتغييرات البيئة أو التغييرات في الإقتصاد.
1.2 المنافسة:
تحدث المخاطر عندما يفضل العملاء التسوق من مشروعات المنافسين، ولحماية نفسك من هذا الإحتمال، قيم السبب وراء تفضيل عملائك للمنافسين وكيفية قيامك بإجتذابهم لمشروعك بدلا من ذلك، يمكن أن تأخذ المخاطر من المنافسة أشكال عديده كما يلي:
- تباينات الأسعار: عند عرض المنافسون منتجات مماثلة بأسعر أقل، قد يفضل عملاؤك توفير المال من خلال التعامل مع المشروعات الأخرى، وقد لا يكون بمقدورك التكيف مع الأسعار الأقل، إلا أن بإمكانك إجتذاب العملاء بأي ميزة أخرى، مثل تقديم خدمة عملاء أفضل.
- المنتجات والخدمات: قد يبيع المنافسين منتجات أو خدمات يفضلها عملاؤك على تلك التي تبيعها، وفي هذه الحالة إعرف ما يقدمه المنافسون والكيفية التي يمكنك من خلالها تحويل عملك إلى عمل مميز.
- المـوقع: تخيل أن إنتقال المنافس إلى مكان أكثر راحـة للمتسوقين، إنك بحاجة إلى طريقة للقيام بجولة أخرى للعثور على مكان آخر لمشروعك يساهم في توفير وقت وجهد العملاء، وقد تفكر في خفض أسعارك أو تقديم منتجات تحظى بجودة أعلى أو محاولة إيجاد حل آخر مبتكر للإحتفاظ بولاء العملاء.
- إستقالة الموظفين: إذا عرض المنافسون على الموظفين مزايا أفضل أو بيئة عمل أفضل، قد يكون من الصعب تعيين موظفين جيدين والإحتفاظ بهم، ويكون من الحكمة دائما تقييم ما تقدمه المشروعات الأخرى للموظفين مقارنة بما يقدمه مشروعك والتركيز على إقامة بيئة عمل مرحبة وإيجابية، حيث يتم تقدير مساهمات الموظفين.
2.2 الأمور البيئية:
قد تؤثر التغييرات الطارئة على سوق العمل البيئي والمحلي على مشروعك، ومن بين أشكال المخاطر البيئة ما يلي:
- زيادة الإيجارات: إذا كنت تستأجر مساحة في منطقة يزيد عليها الطلب قد يزيد المالك الإيجار، ولحماية مشروعك فكر في توفير إمكانية الإيجار طويل الأجل أو الإنتقال إلى مكان أرخص أو توفير المال اللازم لشراء عين تتملكها، ومع ذلك فإن هناك مخاطر ترتبط بهذه الخيارات أيضا، إذ يعني إبرام عقد طويل الأجل أن عليك الإلتزام بدفع الإيجار لعدة سنوات، كما أن إيجار مساحة أقل قد يتسبب في إختيار مكان أقل جذبا للعملاء، بينما يعني شراء عين أن عليك دفع تكاليف الصيانة.
- التغييرات في الجوار: إذا كنت تنفذ المشروع في حي يشهد تحولا ديموغرافيا ضخما، قد تجد أن إحتياجات عملائك تتغير، وإذا كان التحول لخصائص المنطقة المجاورة يتسبب في إحداث خسارة لمشروعك، فكر في تغيير مكانك والإنتقال إلى منطقة تتوافق مع ما تقدمه من عروض أو قم بإعادة التفكير في المنتجات أو الخدمات التي تبيعها.
- الكوارث الطبيعة: قد تقع الكوارث الطبيعية، ومن بينها الفيضانات والحرائق والأعاصير والزلازل والأوبئة دون سابق إنذار، إلا أن هناك طرق يمكنك من خلالها الإستعداد لتلك الأحداث والحد من أثرها على مشروعك، فكر في إمتلاك مولد إحتياطي والإحتفاظ بأدوات التصرف في حالات الطوارئ في متناولك وتوفير المال اللازم في حالات الطوارئ والتأمين لحماية مشروعك.
- القوانين واللوائح: القوانين واللوائح الإقليمية والمحلية والبلدية التي قد تؤثر على عمليات مشروعك، وقد تتغير بعض القوانين بصورة متكررة وسيكون عليك الإلتزام بها لتجنب الرسوم المحتملة أو حتى لا تضطر إلى إغلاق مشروعك.
3.2 الشؤون الإقتصادية:
من الطبيعي حدوث تغييرات في الإقتصاد، إلا أن هذه التغييرات قد تشكل ضغطا على مشروعك، وفيما يلي إثنان من المخاطر الإقتصادية المحتملة والتي يتعين عليك الإستعداد لها:
- الركود الإقتصادي: راقب الإقتصاد وإحتمالية وقوع ركود إقتصادي قادم؛ قد تتعرض الكثير من المشروعات لصعوبات بسبب الكساد، ومن المهم الإستعداد المالي لتوفير المدخرات والخطط لتخطي الأوقات العصيبة.
- التغييرات في أسعار الفائدة: قد يبدو أي تغيير في أسعار الفائدة طفيفا، إلا إنه قد يؤثر على مشروعك إذ كنت تقترض المال كثيرا لتمويل مشروعك أو يعتمد عملاؤك على الإئتمان لشراء منتجاتك، ويعتبر تواجد صندوق طوارئ وقروض بأسعار فائدة ثابتة طريقتين مهمتين لحماية مشروعك.
4.2 كيفية الإعداد:
قد تبدو مسألة تقييم جميع المخاطر التي يتعرض لها مشروعك أمرا شاقا، إلا أن إستغراق الوقت اللازم للتفكير في هذه المواقف وإتخاذ التدابير الوقائية سيساعدك على الحد من الأثر السلبي على مشروعك، وتبدو فكرة إجراء تقييم للمخاطر فكرة ذكية، بحيث يمكنك تحديد المخاطر التي من المحتمل أن تؤثر على مشروعك بصورة أكبر.
ولتقييم المخاطر التي قد تتعرض لها، اتبع الخطوات التالية:
- حدد المخاطر: قم بإجراء عملية عرض الأفكار وإعداد قائمة تتضمن جميع السناريوهات المحتملة في أسوأ الأحوال.
- سجل المخاطر وراقبها: إحتفظ بسجل يضم جميع أشكال المخاطر التي من المحتمل أن تتعرض لها وإتخذ قرارا بشأن كيفية قيامك بمراقبتها.
- قم بإنشاء خطة لخفض المخاطر المحتملة: عند معرفتك بالسيناريو المحتمل وقوعه، وإتخذ قرارات بشأن كيفية خفض المخاطر المتعلقه به.
- إستعرض الخطة بصورة متكررة: من الحكمة إعادة النظر في عملية تقييم المخاطر التي أجريتها بصورة سنوية أو في أي وقت من الأوقات التي تحدث فيها تغييرات جوهرية لمشروعك أو بيئة المشروع.