الأسس التي تقوم عليها عملية التخطيط:
1. دراسة البيئة وتحليل الواقع:
إن من أهم الأسس التي تستند عليها عملية التخطيط هي تحديد الوضع الحالي للمنظمة سواء كان على مستوى الظاهرة أو القطاع أو الحالة وذلك لأجل الإجابة عن السؤال الذي طالما يطرح على المخطط ألا وهو أين نقف الآن؟ وإلى أين سنذهب؟ وما هو وضعنا الحالي؟ ما هي إمكانياتنا؟ ما هي مصادر قوتنا؟ وما هي نقاط ضعفنا؟
حيث إن تحديد أبعاد وعناصر الواقع الحالي بصورة دقيقة ينبئنا بقوتنا الحالية التي سنستخدمها في المضي نحو الأهداف المستقبلية، وأن أي سوء في تقدير القدرات الحالية يؤدي إلى تعثر المسير في الخطوات اللاحقة، وهذا ما سنتكلم عنه في مقالنا القادم عند الحديث عن تحليل SWOT (أي مصادر القوة والضعف لدى المنظمة والفرص والتحديات التي توجهها) حيث يقدم هذا التحليل تقنية فعالة في دراسة الواقع والتعرف على البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة كإحدى الشروط الأساسية التي تتطلبها العملية التخطيطية.
2. التنبؤ بأهداف الخطة:
تقوم عملية التنبؤ أساسا على فرضية أن إتجاهات الأحداث في الماضي سوف تمتد بنفس معادلتها في المستقبل وبذلك يمكن رسم صورة القادم من الأشياء بشكل تقريبي لكي تتكون لدينا مرئيات نسبية عن الأهداف التي نسعى إليها.
ولكي تكون عملية التنبؤ علمية ودقيقة لابد أن تقوم على كمية وافية من البيانات والمعلومات الدقيقة وتوظف وسائل وطرق إحصائية في إستخدام هذه البيانات والمعلومات لترسم صورة الأحداث في المستقبل، ولأجل أن تكون هذه الصورة صحيحة إلى حد ما يتعين أن تؤخذ النقاط التالية في الإعتبار عند القيام بعملية التنبؤ:
- دقة التنبؤ وهذا ما تؤكده الأساليب الإحصائية المستخدمة، لأن التنبؤ غير الدقيق يقود إلى صورة مشوشة للمستقبل.
- إعتماد عملية التنبؤ على بيانات ومعلومات صحيحة تعبر عن واقع الظاهرة في الماضي القريب لأن قدم البيانات يفقدها قوتها التنبؤية بالمستقبل.
- تناسب تكاليف العملية التنبؤية مع الإستخدامات المتوخاة منها فقد لا تكون مجدية وغير منسجمة مع التكاليف الباهظة لها.
- وضوح أهداف وغايات وإستخدامات التنبؤ وهذا ما يساعد على توظيف العملية التنبؤية توظيفا صحيحا.
- موضوعية العملية التنبؤية، أي عدم إنحياز المتبع عن طريق توجيه التنبوء نحو رسم صورة للمستقبل لتخدم وجهات نظره.
3. وضع الأهداف:
ينظر للأهداف كونها النتائج التي تسعى المنظمة لتحقيقها في المستقبل وتختلف من حيث مداها الزمني فإذا كانت بعيدة المدى سميت بالأهداف الإستراتيجية، وإذا كانت قصيرة المدى دعيت بالأهداف التكتيكية أو الأهداف الوظيفية.
وقد تكون الأهداف شاملة لجميع القطاعات أي الدولة برمتها ولكل قطاع أهدافه الخاصة هذا على مستوى التخطيط القومي والتخطيط القطاعي، وقد تكون على مستوى المنظمة حيث لكل منظمة أهدافها (موزعة حسب إدارتها) ولكل إدارة أهدافها الخاصة تنطوي جميعها تحت مظلة الأهداف العامة للمنظمة.
وبعد أن تتوصل المنظمة إلى مسودة أهدافها المستقبلية في ضوء العمليات التنبؤية، ولأجل أن تكون هذه الأهداف التي إختارتها المنظمة لتنقلها من حالة إلى حالة أخرى أفضل في النوع والكم يتعين أن تتوفر فيها مجموعة من الخصائص نذكر منها مايلي:
- واقعية الأهداف: أي قابليته للتحقيق ويمكن الوصول إليه وألا يصبح حلما وهذا يستلزم أن تتوفر للهدف القدرات المادية والبشرية والأدوات الكافية لتحقيقه.
- وضوح الأهداف: إن فهم أفراد المنظمة في كافة المستويات الوظيفية للهدف شرط أساسي لتنفيذه كما هذو مطلوب ولهذا يجب أن يكون الهدف واضحا للجميع.
- تلبيته لحاجات المنظمة: فلا جدوى تأتي من هدف إذا لم يستجب للحاجات التطويرية التي ترغب بها المنظمة ولهذا يتعين أن محققا لطموحات وآمال المنظمة ورغبات العاملين معا.
- مشروعية الهدف: حيث يجب أن يصاغ الهدف بحيث يتناغم مع تقاليد وقيم ومعتقدات المجتمع ويأخذ بعين الإعتبار السياسات العامة للدولة فلا يتصادم مع منظومة القيم الإجتماعية التي يؤمن بها العاملون والناس وإلا يكون مآله الفشل، وقد يضر المجتمع بدلا من إفادته.
4. السـياسات:
السياسات هي مجموعة المبادئ والقواعد والإتجاهات العريضة التي تسهل الوصول إلى الأهداف المنشودة، وبذلك فإن السياسات تضع أطرا لحركة العمل وأساليب والصول إلى الأهداف المرسومة؛ وبهذا فإن السياسات تقدم للمخططين مجموعة من القواعد الإسترشادية منها:
- تعطي إشارات واضحة عن إتجاهات الإدارة.
- تساعد على ثبات سياقات العمل لإستنادها على منهجية محددة ومتماسكة.
- العمل على توفر الوقت والجهد للعاملين من خلال رسمها لمسارات العمل.
- تحدث التناسق والتكامل بين إجراءات العمل.
- ترشد إلى إختيار أساليب العمل مما يعمل على تسهيل عمليات الرقابة والمتابعة والتقييم.
- تساعد على وضع البرامج التفصيلية التي تؤدي لتحقيق الأهداف.
- تقلل من مظاهر البيروقراطية التي يحتمل نشوءها في المنظمة.
- لابد أن تتوفر في السياسات شروط عدة لكي تكون فاعلة ومؤثرة ومن ذلك بساطتها ووضوحها ومرونتها وشموليتها ويفضل أن تكون مدونة وشاملة ولا تتقاطع مع السياسات العامة للدولة.
5. الإجراءات:
إن الإجراءات هي عبارة عن مجموعة من الخطوات المتتالية اللازمة لإتمام وتنفيد عمل معين إبتدءا من نقطة بدايته وحتى نهايته وتفضي هذه الإجراءات إلى تحديد (أسلوب تحديد العمل، الجهة المسؤولة عن تنفيذه، الوقت أو المدة الزمنية اللازمة لتنفيذ كل خطوة ومن ثم العمل برمجته، مصادر القرار الرئيسية).
وقد تكون هذه الإجراءات بسيطة أو معقدة طويلة أو قصيرة وذلك حسب طبيعة كل عمل، لكن تخضع جميعها للشروط التالية لكي تعطي نتائجها المرجوة:
- الإجراءات سهلة الفهم بسيطة التشكيل لكي تسمح لكل العاملين والمعنيين بها التعامل معها بايجابية وفعالية.
- الإجراءات تكون واضحة ومنظمة ومعروضة على الجميع مكتوبة بأسلوب دقيق لا لبس فيه.
- الإجراءات تكون قابلة للتعديل ومتفاعلة مع الواقع المتغير وتستوعب المستجدات.
- الإجراءات تستقطب رضا العاملين وتأييدهم وإلا قاوموها بشتى السبل؛ كما تساعد على تقييم الأداء في المنظمة ككل.
- منسجمة ومتكاملة بعضها مع البعض الآخر وذلك من خلال الربط المحكم بين خطواتها السابقة واللاحقة على مستوى الإجراء وبين إجراء وآخر على مستوى العمل الجماعي.
6. مستلزمات تنفيذ الخطة:
إن وضع السياسات والإجراءات التي تصف كيفية تنفيذ الأعمال لا يكفي لتحقيق الأهداف إلا إذا توفرت لها مستلزمات التنفيذ والمتمثلة بالقوى البشرية والإمكانيات المادية من السلع والخدمات، وهذه المستلزمات بأنواعها تتطلب دفع أموال مقابل توظيفها وإستخداماتها كالأجور والرواتب والنفقات الجارية والرأسمالية وغيرها.
ويجري التعبير عنها بموجب موازنة يتحتم على المنظمة تأمين مصادر تمويلها وبخلاف ذلك ستواجه مشكلة توقف بعض أنشطتها وحدوث تباطء في تنفيد برامجها ومن ثم خروج الخطة عن مسارها الزمني المرسوم، وعلى أساس ما تقدم تحرص المنظمات على توفير مستلزمات التنفيذ وفق منهجية تراعي الشروط التالية:
- تحديد الإحتياجات من المستلزمات وفق المتطلبات الحقيقية للخطة التنفيذية ليس فيها مغالاة ولا شح.
- وضع نظام مخزني يلعب دورا في ترتيب المستلزمات وتدفقاتها حسب الخطة التشغيلية.
- التأكيد على إختيار النوع والكم من المستلزمات الذي يعزز القدرات الإنتاجية للمنظمة.
- تأمين الحصول على المتطلبات من مصادر موثوقة ومؤكدة سواء كانت داخلية أو خارجية.
- مراعات القدرات المالية للمنظمة مع السعي للحصول على الإحتياجات بأفضل العروض.
- تأمين خزين إستراتيجي لمواجهة الأزمات والأحداث الطارئة والهزات التي يمكن أن تقع في الأسواق.
7. البرامج:
البرنامج هو عبارة عن خطة مصغرة لإنجاز مهمة تحتوي على أهداف وسياسات وإجراءات ومستلزمات تنفيذ وموازنة إضافة إلى مخرجات محددة؛ إن مجموعة البرامج تشكل مفردات الخطة العمومية للمنظمة مما يتطلب بذل جهود من أجل إحداث التناسق والتشابك الفاعل بين هذه البرامج، لأن أي تصادم بينها أو تعطل إحداها يؤثر على سير عمليات الخطة بالشكل المطلوب.
وقد تكون هذه البرامج واسعة تحتوي على برامج فرعية كل منها يتخصص في شرح خطة تنفيذ جانب معين من جوانب البرنامج الواسع أعلاه وتلتقي جميع البرامج الفرعية عند تحقيق الهدف العام للبرنامج الأم.
كما إن إعداد وتقييم البرامج يخضع لإعتبارات فنية عديدة ويتطلب جهدا تخطيطيا على المستوى الجزئي وإحاطة كاملة بالإطار العام للخطة لكي تأتي البرامج منسجمة من حيث الأهداف والتوجيهات مع الأهداف العامة، كما أن مخرجاتها يجب أن تكون متلائمة مع جدول مدخلات ومخرجات الخطة العمومية حيث يدخل بعضها كمستلزمات في البعض الآخر وتذهب أجزاء مهمة منها كمخرجات للخطة المذكورة.
8. الموازنة:
يقصد بـ الموازنة التقديرية الخطة المالية التي تمتد على مدى سنة كاملة وربما أكثر، ولكن في الغالب سنة واحدة، ومن هذا التعريف يمكن تحديد العناصر الأساسية للموازنة:
- الموازنة خطة تعتمد على تحليل الموقف المالي الحالي وتطوراته في المستقبل القصير المدى.
- الموازنة خطة مالية تنفيذية تلبي إحتياجات المنظمة من السلع والخدمات وتؤمن تدفق الأموال لها.
- الموازنة محكومة بمدى زمني محدد على العموم سنة واحدة.
- الموازنة بما تحتويه من جداول تفصيلية للنفقات والإرادات توفر السبل الكفيلة لتسهيل عملية الرقابة على سلامة التصرف بأموال المنظمة.
وهناك أساليب عديدة لإعداد الموازنة منها التقليدية ومنها الحديثة التي تطورت خلال النصف الثاني من القرن الماضي وعلى رأسها نظام موازنة الأداء ونظام موازنة البرامج والأساس صفر والإدارة بالأهداف وغيرها وبالرغم من أن معظم هذه الأنظمة واجهت متاعب عند التنفيذ.
إلا أنها قدمت تجارب مثمرة إستطاع المهتمون بالعلوم المالية تطوير مزاوجة بينها والخروج بأنظمة تأخذ الإيجابيات من تلك الأنظمة ومن المفيد أن نشير إلى أن نظام الموازنة المبرمجة الذي نجح في توظيف هذه الإيجابيات جميعها قد حقق نتائج مرضية.
وفي جميع الأحوال فإن الموازنة تعكس الخطة التنفيذية المالية للبرنامج أو الخطة العامة على شكل تقديرات مالية والتي من شأنها توفير الإحتياجات اللازمة لتنفيذ الخطة.