1. تعريف الهيكل التنظيمي:
يعرف كل من روبنس وكولتر الهيكل التنظيمي بأنه "الترتيب الرسمي للوظائف داخل المؤسسة"، ويعرفه كل من دافت وماركيك بأنه "ذلك الإطار الذي يوضح كيفية تقسيم المهام وتخصيص الموارد والتنسيق بين الوحدات التنظيمية"، كما يعرفه شيرميرون بأنه "نظام يوضح المهام والعلاقات بين الوحدات التنظيمية وروابط الإتصال بينها"، ويمكن تعريف الهيكل التنظيمي بأنه ذلك الإطار الذي يوضح كيفية تقسيم الأعمال وتجميعها، ويوضح خطوط السلطة والمسؤولية، ونطاق الإشراف، والعلاقات الموجودة بين الوحدات التنظيمية وروابط التنسيق والإتصال بينها.
يعتبر الهيكل التنظيمي المسؤول عن تحديد الكيفية التي يجب أن توزع حسبها المهام، وتحديد من المسؤول أمام من؟ وما هي آليات التنسيق وأنماط التفاعلات الواجب إتباعها؟ فالهيكل التنظيمي يشير إلى "البنية الداخلية للمنظمة والبناء الداخلي للعلاقات بين عناصرها، إلى جانب أنه مجموع الوظائف والعلاقات التي تحدد رسميا المهام الموكلة لكل وحدة تنظيمية إلى جانب أنماط التنسيق الواجب إتباعها من قبل الوحدات".
إذن فالهيكل التنظيمي هو المجموع الكلي للوسائل المستخدمة من أجل تقسيم العمل إلى مهام مختلفة ومن ثم ضمان التنسيق بينها (تجزئة المهام، تحديد المسؤوليات، تحديد آليات التنسيق، وضع القواعد والإجراءات)، كما تجدر الإشارة إلى أن الهيكل التنظيمي يمدنا بمعلومات عن البناء التنظيمي (المهام، الأقسام، المستويات الإدارية، خطوط السلطة).
2. أهمية الهيكل التنظيمي:
أشار عالم الإدارة داركر (Drucker) إلى أن الهيكل التنظيمي يمكن أن يساعد في تحقيق أهداف المؤسسة من خلال ثلاث مجالات رئيسية هي:
- المساعدة في تنفيذ الخطط بنجاح، من خلال تحديد الأنشطة الرئيسية والفرعية وتخصيص الموارد اللازمة وتحقيق التنسيق الفعال بينها.
- تحديد أدوار كل فرد في المؤسسة.
- المساعدة في إتخاذ القرارات.
أما المجالات الفرعية التي تندرج تحت المجالات الرئيسية السابقة الذكر هي:
- تحقيق الإستغلال الأمثل لموارد المؤسسة.
- تفادي التداخل بين الأنشطة والأعمال، وتحقيق التناغم والإنسجام بينها.
- تجنب الإختناقات في العمل.
- تمكين المؤسسة من الإستجابة لمتغيرات البيئية، سواء كانت داخلية أو خارجية.
3. مخرجات تصميم الهيكل التنظيمي:
من أهم مخرجات تصميم الهيكل التنظيمي نجد ما يعرف بالخريطة التنظيمية والدليل التنظيمي.
1. الخريطة التنظيمية: تشير الخريطة التنظيمية إلى ذلك الشكل أو المخطط البياني الذي يوضح نوع ومكونات الهيكل التنظيمي، ولها ثلاث أنواع رئيسية هي:
- الخريطة الرأسية: حيث تنساب السلطة في هذه الخريطة من الأعلى إلى الأسفل.
- الخريطة الأفقية: حيث تنساب السلطة في هذه الخريطة من أقصى اليمين إلى اليسار.
- الخريطة الدائرية: حيث تنساب السلطة في هذه الخريطة من المركز إلى المحيط.
2. الدليل التنظيمي: يشمل الدليل التنظيمي على المعلومات الضرورية للمؤسسة مثل:
- تاريخ المؤسسة وتطورها.
- رؤية ورسالة وأهداف المؤسسة.
- سياسات المؤسسة.
- الخريطة التنظيمية الرئيسية للمؤسسة.
- دليل توصيف الوظائف.
- إجراءات وأساليب العمل.
4. أبعاد الهيكل التنظيمي والعوامل المؤثرة فيه:
1. أبعاد الهيكل التنظيمي: إقترح الكتاب والباحثون ثلاثة أبعاد رئيسية لوصف الهيكل التنظيمي وتتمثل في:
- التعقيد: درجة تعقد الهيكل التنظيمي في المنظمة تقاس بثلاثة عناصر هي (التمايز العمودي، التمايز الأفقي والتمايز الجغرافي)، حيث يشير التمايز الأفقي إلى عدد الوحدات التنظيمية ودرجة الإختلاف الموجود بينها، فكلما زادت عدد هذه الوحدات وتنوعت إختصاصاتها، كلما زادت درجة تعقد الهيكل التنظيمي، أما التمايز العمودي فيشير إلى درجة عمق الهيكل التنظيمي حيث كلما زاد عدد المستويات الإدارية كلما زاد تعقد الهيكل التنظيمي، أما فيما يخص التمايز الجغرافي فيشير إلى مدى الإنتشار الجغرافي للوحدات التنظيمية، حيث يزداد الهيكل التنظيمي تعقيداً كلما كانت الوحدات التنظيمية منتشرة في عدة مناطق جغرافية متباعدة.
- الرسمية والمركزية: يشير هذا البعد إلى مدى إعتماد المؤسسة أو المنظمة على القوانين والإجراءات والقواعد في ضبط وتوجيه سلوك الفرد أثناء العمل، حيث كلما زاد الإعتماد على القوانين والإجراءات والقواعد في السيطرة على سلوك الفرد إتصف الهيكل التنظيمي بدرجة عالية من الرسمية، أما المركزية فتعني موقع ومكان إتخاذ القرارات في المؤسسة، وقد تمت مناقشتها سابقاً.
2. العوامل المؤثرة في الهيكل التنظيمي: من أهم العوامل المؤثرة في إختيار الهيكل التنظيمي ما يلي:
- الإستراتيجية: يعتبر (Chandler) من الباحثين الأوائل الذين درسوا العلاقة بين الإستراتيجية والهيكل التنظيمي، حيث خلص في دراسته التي مست عدد من المؤسسات الأمريكية الكبيرة، أن هذه الأخيرة عند تبنيها لإستراتيجيات جديدة رافقت ذلك بإحداث تغييرات في هياكلها التنظيمية، بما يتناسب وتوجهات هذه الإستراتيجيات الجديدة. وهو ما يكرس حسبه فكرة أن الهيكل التنظيمي ينبغي أن يتبع الإستراتيجية.
- حجم المؤسسة: عندما يكون حجم المؤسسة صغير، يميل الهيكل التنظيمي إلى أن يكون بسيطا وعندما يكون حجم المؤسسة كبير، يميل الهيكل التنظيمي إلى أن يكون معقداً، حيث تزداد فيه درجة التمايز الأفقي ودرجة الرسمية والمركزية، وفي هذه الحالة يكون من المناسب للمؤسسة تبني الهيكل العضوي الذي يتميز بالمرونة العالية واللامركزية والرسمية المنخفضة.
- التكنولوجيا: كل مؤسسة تحتاج إلى إستخدام نوع من التكنولوجيا لتحويل المدخلات إلى مخرجات ومن دون شك فإن التكنولوجيا المستخدمة لها تأثير في تصميم الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وفي هذا إطار يشير (Woodward) إلى أن هناك ثلاثة أنواع لتكنولوجيا التصنيع هي: تكنولوجيا الإنتاج بالدفعات الصغيرة، تكنولوجيا الإنتاج الواسع وتكنولوجيا إنتاج العمليات، وحسب (Woodward) فإن المؤسسات التي تستخدم تكنولوجيا الإنتاج بالدفعات الصغيرة وتكنولوجيا إنتاج العمليات يكون من المناسب لها تبني الهيكل العضوي الذي تقل فيه مستويات الرسمية والمركزية، في حين أن المؤسسات التي تستخدم تكنولوجيا الإنتاج الواسع يكون من المناسب لها تبني الهيكل الميكانيكي، الذي تزيد فيه مستويات الرسمية والمركزية.
- البيئة: تعمل بعض المؤسسات في ظل بيئة بسيطة ومستقرة، في حين تعمل بعضها في ظل بيئة معقدة وديناميكية. فإذا كانت المؤسسة تعمل في بيئة بسيطة ومستقرة فإنها تحتاج إلى هيكل ميكانيكي أما إذا كانت تعمل في بيئة معقدة وديناميكية فإنها تحتاج إلى هيكل عضوي.
5. مداخل تصميم الهيكل التنظيمي:
يشير الكتاب والباحثون إلى مدخلين أساسيين في تصميم الهيكل التنظيمي هما (المدخل الفوقي والمدخل التحتي).
1. المدخل الفوقي: ينطلق هذا المدخل من رؤية الإدارة العليا، وفيه يتبنى القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي أسلوب عمل يبدأ من أعلى الهرم التنظيمي وصولا لقاعدته، وهو يمر بالمراحل التالية:
- تحديد إستراتيجية المؤسسة: يكون ذلك بعد تشخيص البيئة الداخلية والخارجية للمؤسسة، وتحديد رؤيتها ورسالتها والأهداف العامة التي تسعى لتحقيقيا.
- تحديد إدارات المؤسسة: بما أن الإستراتيجية تؤثر في الهيكل التنظيمي، فإنها تؤثر بذلك على تشكيل إدارات المؤسسة، حيث يعمل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي في هذه المرحلة على إنشاء إدارات وأقسام تعكس محتوى وتوجه وإستراتيجية المؤسسة، وكذا تعيين مدراء لهذه الإدارات والأقسام، مع تزويدهم بالموارد اللازمة، وتمكينهم من الوسائل اللازمة لتحقيق التكامل والتنسيق مع باقي إدارات المؤسسة.
- تحديد الوظائف: يعمل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي في هذه المرحلة على تحديد الوظائف التي تحقق أهداف كل من الإدارات والأقسام، وذلك من خلال تحديد أسماء الوظائف المطلوبة، وصنف وعدد العاملين في كل وظيفة.
- تحديد سلطات الإدارات والوظائف: يعمل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي في هذه المرحلة على تحديد السلطات وحدود تفويضها، بالإضافة إلى تحديد الإختصاصات والمهام والعلاقات التنظيمية.
- التنسيق: يعمل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي في هذه المرحلة على تحقيق التكامل والإنسجام بين الوحدات الإدارية في المؤسسة، ويكون ذلك من خلال الإعتماد على أساليب متنوعة مثل اللجان المشتركة والإجتماعات الرسمية.
2. المدخل التحتي: يتبنى القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي وفق هذا المدخل أسلوب عمل يبدأ من قاعدة الهرم التنظيمي وصولاً لأعلاه، وهو يمر بالمراحل التالية:
- تحميل الأنشطة والمهام: يعمل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي في هذه المرحلة على الحصول على معلومات مبدئية عن المؤسسة، من حيث طبيعة نشاطها، منتجاتها، مشكلاتها...الخ.
- تحديد معدلات الأداء: يعمل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي في هذه المرحلة على تحديد عبء العمل في كل نشاط أو مهمة، وتحديد الأدوات المستخدمة وعدد العاملين في كل وظيفة.
- تصميم الوظائف وتوصيفها: ويعني ذلك تجميع الأنشطة في مهام واضحة ومحددة، ثم تجميع هذه المهام في وظيفة كاملة، وإعطاء وصف كامل عن كل وظيفة في المؤسسة.
- تجميع الوظائف في أقسام وإدارات: بعد القيام بتصميم الوظائف وتوصيفها، ينتقل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي إلى تجميعها في أقسام، والتي يتم تجميعها بالتبعية في وحدات إدارية أكبر.
- التنسيق: بعد تكوين الأقسام والإدارات يعمل القائمون على تصميم الهيكل التنظيمي على إقامة التكامل والإنسجام بينها، من خلال الإعتماد على أساليب متنوعة مثل اللجان المشتركة والإجتماعات الرسمية.
6. أنواع الهياكل التنظيمية:
يمكن تصنيف الهياكل التنظيمية في مجموعتين هما: الهياكل التنظيمية التقليدية والهياكل التنظيمية الحديثة.
1.6 الهياكل التنظيمية التقليدية:
ليس المقصود بالهياكل التقليدية أنها هياكل قديمة إنتهت، بل المقصود بها أنها هياكل معروفة منذ زمن بعيد، وتستخدم حتى في وقتنا الحاضر، مع تغير في محتواها الحقيقي. من أهم الهياكل التنظيمية التقليدية نجد:
- الهيكل التنظيمي الوظيفي: هو ذلك الهيكل التنظيمي القائم على أساس تجميع الأفراد والأعمال إستنادا للوظائف الرئيسية المتخصصة في المؤسسة، بحيث تختص كل وحدة تنظيمية بأداء وظيفة معينة، مع إمكانية تجزئة كل وظيفة رئيسية إلى وظيفة فرعية، وتتمثل مزايا الهيكل التنظيمي الوظيفي في (تحقيق الفاعلية الإنتاجية نتيجة التخصص، تسهيل عملية تدريب الأفراد، تسهيل عملية الرقابة على الأعمال، تسهيل عملية الإشراف وإنجاز الأعمال...)، أما عيوبها فتتمثل في (تركيز الأفراد فقط على أهداف إداراتهم وإغفال أهداف المؤسسة، زيادة الأعباء على رئيس الوحدة التنظيمية، صعوبة التنسيق بين الأنشطة الرئيسية في المؤسسات الكبيرة، عدم إعطاء إهتمام كاف للمنتجات، الأسواق والزبائن...).
- الهيكل التنظيمي على أساس المنتجات: هو ذلك الهيكل التنظيمي القائم على أساس تجميع الأفراد والأعمال إستناداً للمنتجات التي تنتجها المؤسسة، بحيث تختص كل وحدة تنظيمية بمنتج معين، وتتمثل مزايا الهيكل التنظيمي على أساس المنتجات في (يركز الأفراد إهتمامهم وجهدهم على منتج واحد فقط، سهولة تقييم أداء كل وحدة تنظيمية، بما يمكِّن من معرفة الجهات التي تحقق ربح أو خسارة، الإستجابة السريعة لمتغيرات التي تحدث في الأسواق، يمكن من تخفيض العبء الواقع على مدراء الإدارة العليا، حيث تهتم المستويات الدنيا بإتخاذ القرارات التشغيلية المتعلقة بالمنتجات...)، أما عيوبها فتتمثل في (إمكانية حدوث تعارض بين أهداف المؤسسة وأهداف إدارات المنتجات، صعوبة التنسيق بين الوحدات التنظيمية للمنتجات، حرمان المؤسسة من الإستفادة من الفاعلية الإنتاجية التي يوفرها الهيكل التنظيمي الوظيفي، إمكانية حدوث مشاكل لزبائن الشركة، حيث سيجدون أنفسهم مشتتين بين عدة وحدات تنظيمية...).
- الهيكل التنظيمي على أساس الزبائن: هو ذلك الهيكل التنظيمي القائم على أساس تجميع الأفراد والأعمال إستنادا للزبائن الذين تخدمهم المؤسسة، بحيث تختص كل وحدة تنظيمية بزبائن معينين، وتتمثل مزايا الهيكل التنظيمي في (الإستفادة من مزايا التخصص، شعور الزبائن بإهتمام المؤسسة بهم، معرفة تطلعات الزبائن مما يساعد على الإستفادة من الفرص المتاحة، تحديد واضح لمسؤولية كل وحدة...)، أما العيوب فتتمثل في (صوبة كبيرة في التنسيق، الصعوبة في توزيع الموارد على الوحدات التنظيمية، تكرار عملية الجرد والتدقيق...).
- الهيكل التنظيمي على أساس جغرافي: هو ذلك الهيكل التنظيمي القائم على أساس تجميع الأفراد والأعمال إستنادا للمناطق الجغرافية التي تغطيها المؤسسة، بحيث تختص كل وحدة تنظيمية بمنطقة جغرافية معينة، ومن مزايا الهيكل التنظيمي على أساس جغرافي تتمثل في (معرفة الإدارة بالظروف والقيم والعادات السائدة في المنطقة الجغرافية، الإستفادة من التوزيع الجغرافي للسواق بما يمكن من تخفيض التكاليف، التقليل من أخطاء التنبؤ وتقدير الطلب، بسبب تركيز كل وحدة إدارية على منطقة جغرافية واحدة...)، أما العيوب فتتمثل في (تكرار جهود المؤسسة في كل منطقة جغرافية تغطيها، صعوبة التنسيق بين المناطق الجغرافية المختلفة، حاجة المؤسسة لمتخصصين قد لا تتوفر في المنطقة الجغرافية المركز عليها.
- الهيكل التنظيمي المصفوفي: هو ذلك الهيكل التنظيمي القائم على الجمع بين أساسين لتجميع الأعمال، وهما الأساس الوظيفي والأساس المبني على المنتجات، وذلك للإستفادة من المزايا التي يوفرانها، ومن مزايا الهيكل المصفوفي (إتصال وتنسيق جيدين بين مختلف الوظائف، تحقيق الفعالية في إتخاذ القرارات من خلال الإستفادة من تنوع المهارات، إستجابة أسرع لمتطلبات الزبائن، نتيجة وجود إدارة متخصصة للمنتجات، مرونة وتكيف سريع مع البيئة الخارجية...)، أما العيوب فتتمثل في (حدوث صراع على السلطة بين المدير الوظيفي ومدير المنتج، خضوع الفرد لرئيسين مما يفتح الباب للتضارب، إستهلاك كثير من الوقت نتيجة إجتماعات ولقاءات التنسيق الكثيرة، تحمل تكاليف عالية...).
2.6 الهياكل التنظيمية الحديثة:
مع التغيرات الكبيرة التي عرفتها البيئة الداخلية والخارجية لمنظمات الأعمال المعاصرة، إتجهت هذه الأخيرة لتبني هياكل تنظيمية حديثة تمكنها من التكيف مع هذه التغيرات، والتي نذكر من أهمها: هيكل الفريق، الهيكل الشبكي والهيكل اللامحدود (الافتراضي):
- هيكل الفريق: يقوم هذا الهيكل التنظيمي على فكرة تشكيل فرق عمل يتكون أعضاؤها من تخصصات مختلفة تتولى مهمة حل مشاكل المؤسسة، سواء كان مصدرها البيئة الداخلية أو الخارجية، ومن هذه الفرق ما هو دائم وما هو مؤقت، ومن مزايا هيكل الفريق هي (تبني المؤسسة العمل بفرق العمل يقضي على الحواجز بين الأقسام وينمي الإبداع والمبدعين، تحسين أداء المؤسسة نتيجة تبادل المعارف والخبرات بين أعضاء الفريق، إرتفاع الرضا الوظيفي والحماس لدى العاملين نتيجة مشاركتهم وإندماجهم مع بعضهم البعض...)، أما عيوب هيكل الفريق فيتمتل في (حدوث تضارب في الولاء بين الفريق والمؤسسة، ضياع الوقت نتيجة كثرة الاجتماعات واللقاءات، إمكانية تدهور جودة مخرجات عمل الفريق إذا حدث صراع بين أعضائه...).
- الهيكل الشبكي: يقوم هذا الهيكل التنظيمي على فكرة إحالة بعض الوظائف الرئيسية للمؤسسة إلى مؤسسات أخرى مستقلة لتقوم بها، بينما تلعب هي دور المنسق والرابط بينها وبين المؤسسات الأخرى المتعاقد معها، ومن مزاياه (يساعد على ترشيق المؤسسة، تخفيض أكبر للتكاليف، الإستفادة من الخبرات الخارجية المتخصصة، القدرة على المنافسة، مرونة في العمل...)، أما عيوب الهيكل الشبكي فيتمثل في (صعوبة الرقابة والسيطرة خاصة لما تكون الشبكة كبيرة، الفشل في جزء من الشبكة يؤدي إلى فشل كامل، فقدان المهام الرئيسية للممؤسسة، المخاطر المرتبطة بإنهيار المؤسسة، نتيجة إحالة بعض النشاطات المهمة والسيرة لجهات خارجية...).
- الهيكل اللامحدود (الإفتراضي): في هذا النوع من الهياكل التنظيمية تزال الحدود الداخلية بين النظم الفرعية داخل المؤسسة، بالإضافة إلى الحدود الخارجية مع محيط المؤسسة، ومن مزاياه (الإستفادة من الخبراء في كل مكان، مرونة عالية وإستجابة سريعة، تقليل التكاليف الإدارية، إكتساب خبرات تكنولوجية عالية، لا واجبات رسمية محددة ولا روتين، تقاسم الخبرة والمعرفة...)، أما عيوبه فتتمثل في (صعوبة المراقبة، ضعف الحدود بين الإختصاصات للوظائف المختلفة، يحتاج إلى مدراء ذوي مهارات عالية، يتطلب إتصالات فاعلة وتكنولوجيا متطورة، إحتمال سوء الفهم في بعض الأمور...).
7. المشكلات التي تحد من فعالية الهيكل التنظيمي:
تتمثل أهم المشكلات التي تواجه البناء التنظيمي فيما يلي:
- التصميم السيء للوظائف: تتوقف مقدرة الهيكل التنظيمي على تحقيق أهداف المنظمة على جودة التصاميم الموضوعة لكل وظيفة، فالترتيبات الهيكلية غير الصحيحة يمكن أن تحول الوظائف الجيدة على الورق إلى وظائف سيئة عمليا.
- عدم معرفة الأجزاء المختلفة للمنظمة: أي أنه لا يوجد تنسيق بين الوحدات التنظيمية، فكل وحدة تنظيمية ليس لديها معلومات عما تفعله الوحدات الأخرى مما قد يتسبب في إختلال الهيكل التنظيمي.
- الصراع بين الأقسام: معظم الصراعات التي تنشأ بين الأفراد تعود إلى سوء الفهم أو عدم وضوح خطوط الإتصال، وهذا ما يترتب عنه ضعف الروح المعنوية للأفراد وإنعزالهم وعدم مشاركتهم في إتخاذ القرارات.
- البطىء في الإستجابة: إن تأخر الإستجابة يعود إلى عدم سلامة الهيكل التنظيمي. فالمركزية تكون مطلوبة للإسراع في الحصول على إستجابات عندما يكون عدد كبير من القرارات المرتبطة بعدد قليل من المنتجات، كما أن اللامركزية قد تسرع من الإستجابات المرتبطة بعدد قليل من القرارات المرتبطة بعدد كبير من المنتجات.
- إتخاذ قرارات في ظل معلومات غير كافية: حتى يكون القرار سليما لابد من وجود معلومات كافية وصحيحة، وإذا ما تم إتخاذ أي قرار في ظل عدم كفاية المعلومات بالرغم من وجود هذه المعلومات في مجال المنظمة، فهذا يعني وجود خلل في الهيكل التنظيمي.
- تكاثر وإنتشار اللجان: توجد اللجان في كل المنظمات، والتي تعمل كوسيلة روتينية من أجل تحقيق التكامل، ولكن في حالة تعددها وظهور لجان متطرفة، فهذا يشير إلى وجود خلل كبير في الهيكل التنظيمي.