لقد إستخدم الإنسان الإستشارة الإدارية منذ القدم، وذلك إنطلاقا من حاجته إلى طلب العون والمساعدة من الأخرين في مختلف الأمور، وقد إستخدمت الإستشارة في مجالات عديدة منها على سبيل المثال التنظيم الإداري والتخطيط والتوجيه وغير ذلك من الأمور، وفي مقالنا هذا سنتعرف على مفهوم الإستشارة الإدارية.
الإستشارة الإدارية:
لقد ظهر الإهتمام بموضوع الإستشارة الإدارية في الأدب الإداري على يد فريدريك تايلور وذلك من خلال إستخدامه للأسلوب العلمي في البحوث التي قام بها في الولايات المتحدة أثناء بحثه عن المشكلات التي تواجه الصناعات، والعمليات الإنتاجية، والسعي لإيجاد حلول لها.
1. تعريف الإستشارات الإدارية:
إزداد الإهتمام بموضوع الإستشارة الإدارية نتيجة للتعقيدات والجوانب الإقتصادية والإدارية والبحث عن الحلول، حيث شهدت الفترة الزمنية بعد الحرب العالمية الثانية إهتماما كبيرا وإحتياجا إلى طلب الإستشارة الإدارية؛ وقد تم تعريف الإستشارة الإدارية حسب ما يلي:
عرفتها جمعية مهندسي الإستشارات الأمريكية بأنها: "محاولة منظمة بوساطة أشخاص مدربين وذوي خبرة، لمساعدة الإدارة وحل مشكلاتها، وتحسين عملياتها، بواسطة تطبيق حلول موضوعية معتمدة على معلومات متخصصة، ومهارات، وتحليل منظم للحقائق.
أما معهد مستشاري الإدارة بإنجلترا فقد عرف الإستشارة بأنها خدمة مقدمة من فرد أو عدة أفراد مؤهلين ومستقلين لتحديد وبحث المشكلات المتعلقة بـ السياسة العامة، والتنظيم والإجراءات، والأساليب، ووضع التوصيات العلمية المناسبة، والمساعدة في تنفيذ هذه التوصيات.
كما تعرف الإستشارة الإدارية على أنها: خدمة منظمة ما، يقدمها خبير أو فريق من الخبراء المتخصصين، وتتضمن إجراء دراسة للمنظمة (وتحديدا للمشكلات التي تواجهها، وتقديم التوصيات المناسبة لها لمواجهة هذه المشكلات، ومساعدتها في تنفيذ التوصيات المقترحة).
هي عملية الإستعانة بخبراء أو مستشارين في مجال الإدارة للحصول على نصائح وتوجيهات تساعد في تحسين أداء المؤسسة، وتشمل الإستشارة الإدارية مجموعة متنوعة من الخدمات مثل تحليل العمليات الإدارية، تطوير الإستراتيجيات، تحسين عمليات العمل، تقديم النصائح بشأن السياسات والإجراءات، وإدارة التغيير،...إلخ، ويعتمد نجاح عملية الإستشارة الإدارية على توافق المستشار مع ثقافة وأهداف المؤسسة، وعلى فهم عميق للتحديات التي تواجهها المؤسسة والحلول المناسبة لها.
2. خصائص الإستشارة الإدارية:
توجد هناك بعض الخصائص المميزة للإستشارة الإدارية، وهي كما يلي:
- الإستشارة هي خدمة مستقلة، حيث تتميز الإستشارة الإدارية بتجرد المستشار وإستقلاله بالرأي، وهذا الإستقلال يدخله في علاقة معقدة مع المنظمة التي يدرسها، ومع الموظفين الذين يعملون في تلك المنظمة، وهذا يحتم عليه أن يقدم توصيات جيدة، وملائمة لأوضاع المنظمة، وأن يكسب ثقة وتعاون أعضائها وأن يشركهم في كل ما يقوم به.
- الإستشارة هي خدمة ذات طبيعة إستشارية، فالمستشارون لا يتم إختيارهم لإدارة المنظمات أو لإتخاذ القرارات المهمة نيابة عن المديرين، فهم مجرد مستشارين تقتصر مسؤوليتهم على تقديم إستشارات نوعية ونزيهة، ويتحمل مديرو المنظمات التنفيذيون جميع المسؤوليات التي تترتب عن تبني هذه الإستشارات وتطبيقها.
- الإستشارة هي خدمة تتضمن تقديم معلومات فنية ومهارات تتعلق بمشكلات إدارية واقعية، ويكون مصدرها هو الخبرات المتراكمة والمهارات الفنية والقدرات والبحوث والدراسات وإستخدام كل ذلك لتسهيل العملية الإدارية بشكل ينعكس على التنظيم وعلى الأفراد العاملين وعلى نوعية الخدمة المنتجة.
3. خطوات الإستشارة الإدارية:
هناك عدد من الخطوات والمراحل المتسلسلة التي لابد للإستشارة الإدارية من إكمالها من أجل نجاحها، وتحقيق الهدف المرجو منها، ويمكننا تلخيص الخطوات الرئيسية للإستشارة الإدارية على النحو الآتي:
- تحديد الأهداف: يجب تحديد الهدف من الإستشارة وإختيار المستشار الإداري المناسب للقيام بها بواسطة إدارة المنظمة، وتحدث أحيانا تعديلات على الهدف أو المهمة الأصيلة أثناء تنفيذ الدراسة.
- التخطيط للمهمة: ويقصد بتخطيط المهمة تحديد الخطة أو الطريق التي سيسير عليها المستشار وفريق العمل لتحقيق هدف البحث والدراسة.
- جمع المعلومات أو الحقائق: تعتبر جمع المعلومات من أهم خطوات الإستشارة الإدارية فهي تستنفد الجزء الأكبر من وقت المستشار وفريق العمل، وعليها تعتمد النتائج والتوصيات التي يتم تقديمها في التقرير النهائي.
- التحليل ووضع التوصيات: بعد أن يتأكد المستشار من أن المعلومات اللازمة للدراسة قد أصبحت متوافرة لديه، يقوم بترتيب هذه المعلومات ويعرضها بصورة منظمة وعلى شكل خرائط، ورسوم بيانية (توضح المعلومات)، وبعدها يقوم بالخطوة التالية وهي دراسة تحليلية وبشكل ناقد.
- تقديم التوصيات: يجب عرض التوصيات بشكل جيد وبصورة مقنعة ومتسلسلة بشكل منطقي، وتعطي صورة واضحة عن الحلول البديلة للمشكلة، كما يجب أن يقدم المستشار التوصيات بكل أمانة وموضوعية، ويحاول أن ينبه إدارة المنظمة إلي أي مخاطر أو صعوبات قد تكتنف أو تواجه العمل المقترح، وإلى الظروف المناسبة التي يجب أن توفرها المنظمة لإنجاح الحل.
- التنفيذ والمتابعة: يفضل تنفيذ التوصيات بعد قولها مباشرة، لأنه إذا مرت مدة طويلة بدون تنفيدها فإنه ربما تتغير الظروف، أو يتغير المدراء، فلا تطبق التوصيات مطلقا وبذلك تضيع كل تلك الجهود.
أما عن دور المستشار بعد أن يقدم تقريره فقد يكون أحد الأمرين: إما أن ينتهي عمله بمجرد تقديمه للتقرير الذي يتضمن نتائج الدراسة، أو قد يطلب منه الإشتراك في وضع التوصيات موضع التنفيذ؛ ومن المستحسن أن يكون المستشار على إطلاع بما يحدث بعد تقديمه لتوصياته (ولو بصورة غير رسمية)، وأن يقدم الإستشارة والنصائح والتفسيرات لما يحتويه التقرير.